Anrufbeantworter – wenn, dann professionell

Ein Anrufbeantworter (kurz: AB) oder eine Mailbox sind in vielerlei Hinsicht nützlich. Kann der Gesprächspartner zum Zeitpunkt des Anrufs nicht ans Telefon gehen, können Anrufer eine Nachricht auf dem AB hinterlassen. Entweder bitten diese um einen Rückruf oder hinterlassen spezielle Informationen, die wichtig sind. Der Angerufene hört die Nachricht zu einem Zeitpunkt seiner Wahl ab und kann entsprechend reagieren. Dabei ist ein Anrufbeantworter nicht nur für Privatpersonen interessant, sondern kann auch im geschäftlichen Rahmen wertvolle Dienste erweisen. 

Darum sollte niemand auf einen Anrufbeantworter verzichten

„Hallo, ich bin gerade nicht erreichbar. Hinterlasse bitte eine Nachricht nach dem Piepton. Ich melde mich schnellstmöglich zurück!“

So oder so ähnlich könnte eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter lauten. Ein Büro oder Geschäft hinterlässt in diesem Zusammenhang vielleicht noch Öffnungszeiten oder weitere Telefonnummern, die im Bedarfsfall wichtig sind. Ansonsten ist die Ansage rundum stimmig und der Anrufer kann im Anschluss sein Anliegen darlegen. 

Für den Anrufer ist diese Situation eine gute Gelegenheit, um kurze Informationen weiterzuleiten oder Uhrzeiten sowie weitere erreichbare Telefonnummern zu erfahren. Für Geschäfte und Büros kann ein Anrufbeantworter noch weitere Vorteile bieten. Demnach können Anrufer

  • einen Eindruck von der Praxis oder dem Büro erhalten
  • jederzeit eine Nachricht hinterlassen ohne Mitarbeiter zu stören
  • wichtige Hinweise zu Urlaub oder Öffnungszeiten einholen 
  • Informationen zu Vertretungen bekommen

Das ist durchaus wichtig, um Patienten, Mandanten oder Kunden bestmöglich und umfangreich zu informieren. Geschäfte oder Büros, die keinen Anrufbeantworter führen, ziehen häufig Unmut auf sich. Anrufer können niemanden erreichen oder Geschäftszeiten erfragen. Sie rufen demnach ständig erneut an, in der Hoffnung, endlich einen Ansprechpartner anzutreffen. Das strapaziert nicht nur den Geduldsfaden, sondern kann auch Zeit kosten.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, einen Anrufbeantworter am besten immer dann zu aktivieren, wenn lange Abwesenheiten geplant sind. Das kann bei längeren Mittagspausen, Schulungen, Geschäftsreisen, Ferienzeiten und vielen anderen Gegebenheiten der Fall sein. 

Diese Infos sollte eine Ansage auf dem Anrufbeantworter erhalten

Der Anrufbeantworter ist demnach sehr praktisch. Es lassen sich mehrere Informationen für Anrufer hinterlegen, sodass Ansprechpartner immer dann auf die Nachrichten zurückgreifen können, wenn es gerade zeitlich passt. Wichtig ist, dem Anrufer ein gutes Gefühl zu vermitteln. Daher sollte die Ansage ein paar nützliche Informationen und Kriterien aufweisen: 

  • Sorge für eine ruhige Umgebung, damit der Anrufer die Ansage ohne Probleme hören kann.
  • Rede nicht zu schnell und zu laut. Spreche freundlich und in mäßiger Geschwindigkeit. 
  • Schreibe ein paar Zeilen vorab auf, um nichts während der Bandansage zu vergessen. 
  • Spreche die Ansage am besten in kurzen, prägnanten Sätzen auf das Band.
  • Lächel beim Sprechen. Das vermittelt dem Anrufer eine angenehme Stimmung. 
  • Erwähne neben dem Namen eventuelle Öffnungszeiten oder alternative Telefonnummern, unter der sich der Anrufer im Not- oder Bedarfsfall melden kann.
  • Beende die Ansage mit einer freundlichen Verabschiedung. 

Höre anschließend die Ansage selbst noch einmal ab. Klingt die Nachricht gut und ist sie optimal zu verstehen? Sind alle Informationen enthalten, die der Anrufer benötigt? Sollten alle essenziellen Punkte in der Bandansage enthalten sein, kann diese abgespeichert werden. Bei den nächsten Anrufen spielt der Anrufbeantworter die Nachricht ab, bis sie durch neue interessante Telefonansagen ersetzt wird. 

Warum sind Anrufbeantworter in der heutigen Zeit wichtig?

Anrufbeantworter geben ein sicheres Gefühl. Der Anruf verläuft nicht ins Leere, sondern zeigt dem Anrufer an, dass die Nummer erreichbar ist. Zugegeben: Springt der Anrufbeantworter oder die Mailbox an, ist der Angerufene zwar nicht wirklich vor Ort, aber er kann das Anliegen beizeiten entgegennehmen. Denn inzwischen können rund 75 Prozent aller Anrufer ihre Telefonate nicht persönlich oder direkt empfangen. 

Arbeitszeiten, Geschäftsgespräche, Pausen oder überlastete Büros sorgen dafür, dass das persönliche Telefonat zuweilen auf der Strecke bleibt. Zwar ist der gewünschte Gesprächspartner nicht direkt erreichbar, aber die Telefonnummer zumindest vergeben. Mitteilungen können somit abgesandt, Termine bestätigt oder Arbeitsaufträge hinterlassen werden. Nicht immer ist das persönliche Gespräch schließlich nötig. Der AB kann demnach kleine Informationen aufnehmen und speichern. Sie werden dann weitergeleitet, wenn es die Zeit zulässt. Arbeitsvorgänge laufen demzufolge reibungslos ab und sorgen nicht für Störungen. 

Inzwischen gelten jedoch nicht nur Anrufbeantworter als das Nonplusultra. Immer mehr Anwender nutzen eine Mailbox, auf der Voicemails hinterlassen werden können. Dabei handelt es sich um Nachrichten von Anrufern, die jedoch digital aufgezeichnet und auf dem Handy oder Smartphone hinterlegt werden. Der Anrufer versucht in diesem Zusammenhang zunächst seinen Ansprechpartner via Mobiltelefon zu erreichen. Gelingt das nicht, meldet sich die Mailbox. Dort kann nun eine Sprachnachricht ebenso wie auf dem AB hinterlassen werden. Der Angerufene hört die Nachricht ab, wenn die Zeit es zulässt. 

Dabei kann die Voicemail-Funktion sogar noch erweitert werden. Beim Anrufbeantworter ertönt beim Anrufer ein Besetztzeichen, sollte ein Anrufer gerade die Leitung blockieren, weil dieser eine Nachricht hinterlässt. Bei der Voicemail-Variante bekommt der Anrufer auf Wunsch eine Ansage und wird über Abwesenheit oder Besetztfall informiert. In diesen Fällen erhält der Anrufer per Mail oder SMS eine Erinnerung, wenn die Leitung wieder freigegeben ist. 

Wie kann ein Anrufbeantworter oder eine Mailbox den Alltag erleichtern?

Ob für Privatpersonen oder Geschäftstelefone: Mit einem Anrufbeantworter lässt sich Zeit und Mühe einsparen. Anrufer können direkt ihr Anliegen äußern und müssen nicht weitere Anrufe tätigen, die vielleicht ins Nichts verlaufen. Der Anrufbeantworter ist wie ein Assistent, der jedoch kein Geld kostet. Er nimmt Nachrichten verschiedener Art zuverlässig auf und stellt diese bei Bedarf zur Verfügung. 

Voicemails gehen dabei noch einen Schritt weiter. Die Aufzeichnungen, die digital abgespeichert sind, lassen sich zur weiteren Bezugnahme abspeichern und aufbewahren. Somit lassen sich diverse Anrufverläufe besser nachvollziehen. Das bedeutet für ein Unternehmen, ein Geschäft oder ein Büro, effektiver zu arbeiten und zeitgleich den Ruf der Firma zu verbessern. Der Kunde muss nicht direkt vor Ort erschienen, sondern kann sogar komplizierte Geschäftsverhandlungen komplett über Sprachnachrichten via Anrufbeantworter oder Voicemail abwickeln. 

Einige Unternehmen können demzufolge ein hohes Kundenaufkommen besser verarbeiten und alle Kunden stückweise bedienen. Dabei lassen sich Warteschlangen erstellen, die nach Dringlichkeit abgearbeitet werden können. Mitarbeiter oder auch private Anschlüsse können sich somit Zeit für jeden einzelnen Anruf nehmen, Probleme berücksichtigen und Antworten liefern. Sollte es zudem auf Telefonen zu Streitigkeiten und lautstarken Auseinandersetzungen kommen, lassen sich die Sprachnachrichten im Streitfall als Beweismittel verwenden. 

Bei Nachrichten, die auf einem AB oder einer Mailbox landen, handelt es sich demnach nicht um Einwegkommunikationen. Der Angerufene kann sich im Wesentlichen seine Zeit einteilen und auf Informationen eingehen. Bei Bedarf startet er einen Rückruf oder tätigt dazu Schritte, die nachfolgend nötig sind. Nicht immer ist ein Rückruf schließlich ausschlaggebend. Inzwischen gibt es sogar spezielle Telefonservices. Dabei übernehmen virtuelle Sekretärinnen den Anruf und leiten die Nachrichten per SMS, Fax Nachricht oder Mail an den AB-Besitzer weiter. 

Der Angerufene ist anschließend verantwortlich für die weitere Abhandlung des Anrufs. Heutzutage lässt sich das bereits mit wenigen Schritten gezielt umsetzen. Sogar per Fernabruf lassen sich von anderen Orten ABs abhören. Das geschieht mittels PIN, der vorab zugeteilt wird. Dank AB und Mailbox kann der Angerufene somit deutlich flexibler und passend agieren. 

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