E-Mails einfach und sicher verwalten im Team: Diese Lösungen gibt es

Seit der Nutzung des Internets in Deutschland gilt die E-Mail als eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Spätestens mit dem Beginn der Digitalisierung erlebte der nationale und internationale E-Mail-Versand einen sprunghaften Anstieg. Im unternehmerischen Umfeld wird die E-Mail mittlerweile nicht nur zur externen, sondern auch zur internen Kommunikation im großen Stil genutzt. Kein Wunder, dass die Postfächer vielerorts beinahe täglich überquellen. So einfach es ist, eine E-Mail zu versenden, sondern wichtig ist es vor allem für ein Team, die administrative Komponente dabei im Blick zu behalten. Dieser Beitrag zeigt auf, mit welchen Lösungen sich die E-Mails eines Teams sicher und unkompliziert organisieren lassen.

Microsoft Exchange verwaltet beruflich versendete und empfangene E-Mails

Microsoft Exchange Lösungen sind eine schnelle und simple Möglichkeit, ein- und ausgehende E-Mails zielgerichtet zu verwalten. Hierfür ist ein IMAP- oder Exchange-Konto vonnöten. Ist die Anbindung des E-Mail-Programms an den IMAP- oder Exchange-Server aktiv, werden die erhaltenen und versendeten E-Mails des Teams automatisch archiviert. Das ermöglicht es, zu jeder Zeit und von jedem mit dem Server verbundenen Ort aus auf den E-Mail-Bestand zurückgreifen zu können. Für die Verknüpfung der E-Mails mit dem Server ist der IT-Admin der richtige Ansprechpartner.

E-Mails werden bei Microsoft Exchange lediglich auf dem Server, nicht aber lokal gesichert. Wer obendrein einen lokalen Zugriff wünscht, muss dies separat veranlassen. Hierfür eignet sich der Export in eine PST-Datei mit einer Wiederherstellung per Import-Funktion. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, die automatische Archivierung einzurichten. So werden E-Mails, deren Aufbewahrung ein bestimmtes Datum überschritten hat, ohne manuelles Zutun an Ort und Stelle verschoben.

Microsoft Exchange mit Outlook verbinden – so geht’s

Nach dem Öffnen von Outlook kann das Microsoft-Exchange-Konto über den Informationsreiter unter „Datei“ zugeordnet werden. Anschließend ist die für das Exchange-Konto relevante E-Mail-Adresse einzugeben. Unter „Erweitere Optionen“ wird die Auswahlmöglichkeit, das Konto manuell zu konfigurieren, aktiviert. Anschließend sind die beiden Anwendungen per Klick auf den Button „Verbinden“ miteinander zu verknüpfen und „Exchange“ als Kontotyp auszuwählen. Final ist das Passwort einzugeben. Nun kann die Kontoeinrichtung abgeschlossen werden.

Kaufsoftware als Alternative zum gemeinsamen Team-Postfach

So wichtig es ist, mobile Endgeräte zu schützen, so bedarf auch das E-Mail-Postfach eines umfassenden Sicherheitskonzepts. Von mehreren Mitarbeitern ein einziges E-Mail-Postfach nutzen zu lassen, ist aus Gründen der Sicherheit und des Datenschutzes keine gute Idee.

Sinnvoller ist es, eine Kaufsoftware zu nutzen. Sie ist so konzipiert, dass sie jederzeit transparent anzeigt, ob eine E-Mail bereits weiterverarbeitet, sprich beantwortet oder weitergeleitet, wurde. Dadurch werden doppelte Reaktionen und eine unprofessionell wirkende E-Mail-Flut vermieden. In Sachen Kundenservice ist eine solche Praxis für ein Unternehmen ein wichtiger Meilenstein.

Google Workspace als E-Mail-Verteiler nutzen

Neben Lösungen wie

  • Open-Xchange
  • Zimbra oder
  • Kerio Connect

ist Google Workspace eine beliebte Alternative zum Microsoft-Exchange-Server.

Die Business-Version ist kostenpflichtig und bietet einen professionell gestalteten E-Mail-Verteiler. Die Zuordnung von Rechten zu einzelnen Benutzern lässt sich in Google Workspace besonders einfach verwalten. Weiterhin haben Teams von der Gmail-App aus auf das Plugin bequemen Mobilzugriff.

Fazit

Für die einfache und lösungsorientierte Verwaltung der E-Mails eines Teams ist Microsoft Exchange eine ausgezeichnete Wahl. Die Einrichtung lässt sich vom IT-Administrator des Unternehmens in nur wenigen Schritten ruckzuck erledigen.

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