Office-Anwendungen und ihre Limits: Wann es spezielle Software braucht

Praktisch jeder Nutzer arbeitet in seinem Leben regelmäßig mit gängigen Office-Anwendungen wie Word, Excel oder Powerpoint. Dies stammt nicht von ungefähr, bieten die Anwendungen doch eine Vielzahl an Vorteilen. Auf der anderen Seite war wohl auch jeder schon mindestens einmal an einem Punkt, an dem er die Programme am liebsten verfluchen wollte. Genau mit diesem Spagat wollen wir uns in diesem Artikel auseinandersetzen.

Einfach und intuitiv: Ideal für die Basics

Schon zu Schulzeiten kommen wir zum ersten Mal in Berührung mit den Office-Anwendungen. Texte werden mit Word geschrieben, kleinere Tabellen mit Excel erstellt oder Präsentationen mit PowerPoint konzipiert. Da wir auch später abseits des Berufslebens außerhalb von spezialisierten Jobs keine außergewöhnlichen Funktionen benötigen, verfolgen uns diese Basics im Prinzip das ganze Leben. Kleinere Ärgernisse wie verschobene Formatierungen in Word-Dokumenten oder nur limitierte Möglichkeiten mit PowerPoint verzeihen wir dabei gerne.

Dazu kommt die Tatsache, dass Computer keine Probleme mit der Anzeige der einzelnen Dokumente aufweisen. Dies bringt eine gewisse Sicherheit mit sich, da unangenehme Überraschungen ausbleiben, wenn ein Dokument an einem anderen Gerät benötigt wird. Ebenso entwickeln sich die Programme permanent weiter, wodurch die häufigsten Anforderungen in der Regel abgedeckt werden. Dafür braucht es noch keine kostenpflichtige Software. Vielmehr reichen oft sogar die kostenlosen Varianten aus.

Wenn die Ansprüche steigen, braucht es Spezialisierung

Sei es für den Beruf oder im Alltag: Es gibt Bereiche, in denen die guten alten Anwendungen schlicht ausgedient haben. Zu groß werden die Ärgernisse, wenn man unbedingt auf die vertrauten Programme setzen möchte, anstatt besseren Programmen eine Chance zu geben. Doch was heißt das konkret? Immerhin gilt gerade Excel noch häufig als das absolute Maß der Dinge, mit dem selbst größere Kalkulationen möglich sind.

Die Antwort: Je spezialisierter ein Programm ist, desto einfacher machen sich Nutzer das Leben. Wer sich einmal mit Themen wie der Buchhaltung befassen musste, wird wissen, welche Probleme es mit Excel geben kann. Zwar funktioniert das Programm theoretisch auch hier, führt praktisch aber zu viel Frust. Besonders für Unternehmen ergibt es daher Sinn, wenn sie eigens dafür ausgelegte Buchhaltungssoftware nutzen. Die gesammelten Daten werden damit nicht nur übersichtlicher dargestellt. Auch bei Prüfungen durch das Finanzamt erweist sich die dadurch lückenlose Dokumentation als klarer Vorteil.

Große Datenmengen und Modelle als hohe Hürden

In manchen Berufen brauchen Nutzer eine Software, die selbst hohe Datenmengen innerhalb kürzester Zeit verarbeiten kann. Gleichzeitig kommt es dennoch auf eine übersichtliche Darstellung an, die durch ein Modell umgesetzt wird. Programme wie Excel stoßen hier an ihre Grenzen, da solche Anforderungen nur einen kleinen Teil ihres Konzeptes darstellen. Für komplexe Statistiken vertrauen Spezialisten deshalb nicht von ungefähr auf professionelle Software, die perfekt auf ihren Bedarf zugeschnitten ist.

Die Frage nach den Limits von häufig verwendeten Office-Anwendungen lässt sich somit relativ leicht beantworten. Für eine breite Palette an einfachen Aufgaben eignen sich Word, Excel, PowerPoint und Co. wunderbar. Je spezialisierter ein Programm allerdings genutzt werden soll, desto sinnvoller ist ein Umstieg auf entsprechende Software. Der Wechsel kann sich aber auch für Nutzer lohnen, die sich das Leben leichter machen wollen oder gerne mit neuen Programmen experimentieren.

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