In Zeiten der Digitalisierung ist eine gut funktionierende IT-Abteilung ein entscheidender Faktor für Unternehmen. Mithilfe einer fähigen IT-Abteilung wird nicht nur sichergestellt, dass der Geschäftsbetrieb problemlos abgewickelt werden kann. Auch Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz lassen sich verbessern.
Warum die IT-Abteilung für kleine Unternehmen so wichtig ist
Insbesondere kleine Unternehmen verfügen nur über eine begrenzte Menge an Kapital und müssen daher zusehen, dass sie dieses sinnvoll an den richtigen Stellen investieren. Die Investitionen in die IT-Abteilung sollten sich daher möglichst schnell rentieren. Unabhängig von der Größe des Unternehmens muss mit dem technologischen Fortschritt mitgehalten werden, da man ansonsten vom Markt verdrängt wird.
Steigerung der Effizienz
Eine fähige IT-Abteilung kann dazu beitragen, die betriebliche Effizienz deutlich zu verbessern. Hierbei ist der Einsatz folgender Technologien möglich:
Durch den Einsatz solcher modernen Technologien können die Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens optimiert werden. Auch manuelle Aufgaben lassen sich auf ein Minimum reduzieren.
Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit
Wenn die IT-Abteilung den technologischen Fortschritt zugunsten des Unternehmens nutzt und es durch den Einsatz neuer Technologien zu Effizienzsteigerungen und Produktverbesserungen kommt, dann stärkt dies die Wettbewerbsfähigkeit. Mithilfe von innovativen Produkten können sich auch kleine Unternehmen am Markt behaupten.
Sicherheit von Daten
In der heutigen Zeit ist die Datensicherheit für Unternehmen von großer Bedeutung. Das liegt daran, dass es zu Datenverlusten und Cyberangriffen kommen kann. Vor allem kleinere Unternehmen geraten oft ins Visier von Hackern, da sie als leichtes Ziel gelten. Diese können unter anderem für einen großen Imageschaden sorgen, wenn sensible Kundendaten gestohlen werden. Eine gut funktionierende IT-Abteilung sorgt dafür, dass Unternehmensdaten gut vor solchen Angriffen geschützt sind.
Betreuung der Kunden
Kunden sind mittlerweile eine gewisse Bequemlichkeit gewohnt und erwarten daher, dass der Service reibungslos und schnell abgewickelt wird. Eine effektive Kundenbetreuung ist daher unerlässlich, um Kunden von sich und seinem Angebot überzeugen zu können. Dies lässt sich am besten im Rahmen einer effektiven IT-Infrastruktur bewältigen.
Erforderliche Investitionen für kleine Unternehmen
Damit die IT-Abteilung gute Arbeit leisten kann, sind bestimmte Investitionen erforderlich. Diese unterscheiden sich je nach Einzelfall voneinander, da sie sowohl von den Anforderungen als auch von der Größe des jeweiligen Unternehmens abhängig sind. Dabei ist vor allem die Amortisation von großer Bedeutung. Wenn Unternehmen eine neue Maschine, einen Computer oder eine Software erwerben, dann zeigt die Amortisation auf, wie lange es dauert, bis und unter welchen Voraussetzungen ein Gewinn erwirtschaftet wird.
Software und Hardware
Die Basis einer IT-Abteilung besteht in den zur Verfügung gestellten Hardware- und Software-Ressourcen. Hierbei handelt es sich unter anderem um:
Unternehmen sollten unbedingt sicherstellen, dass die IT-Abteilung auf die erforderlichen Ressourcen zugreifen kann, damit sie ihren Aufgabenbereich optimal bewältigen kann.
Lösungen im Bereich Netzwerk und Sicherheit
Damit eine effiziente Kommunikation innerhalb des Betriebs gewährleistet ist, braucht es ein stabiles und sicheres Netzwerk für den Austausch von Daten. Dementsprechend werden Investitionen in Sicherheitslösungen wie Antivirus-Software, Firewalls, Verschlüsselungen und eine geeignete Netzwerkhardware erforderlich. Nur so kann dafür gesorgt werden, dass die Daten nicht in die Hände von Dritten fallen.
Das richtige IT-Personal einstellen
Damit die IT-Abteilung ihren Job ordnungsgemäß erledigen kann, ist die Einstellung von qualifizierten Mitarbeitern essenziell. Dabei müssen kleine Unternehmen nicht zwangsläufig teure Vollzeitmitarbeiter beschäftigen. Unter Umständen lassen sich Kosten dadurch sparen, dass Teilzeitarbeiter oder externe Berater angeheuert werden. Dies kann sich zumindest dann lohnen, wenn der Arbeitsaufwand nicht allzu groß ausfällt. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass das Personal der IT-Abteilung gut ausgebildet ist und die zugewiesenen Aufgaben ohne Probleme erledigt werden können. Schlecht ausgebildete oder inkompetente Mitarbeiter können Fehler verursachen, die schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Daher kann es sinnvoll sein, hier mehr Geld zu investieren und hoch qualifizierte Mitarbeiter einzustellen. Unter Umständen können Unternehmen ihre IT-Ausgaben senken, indem sie bereits eingestellte Mitarbeiter weiterbilden. Die Berechnung der Amortisation kann in diesem Fall aufzeigen, ob sich die Investition in Schulungen oder das Investment in neue Mitarbeiter eher amortisiert.
Support und Wartung
Es muss sichergestellt werden, dass ausreichend Kapital in die Wartung und den Support investiert wird. Wenn Unternehmen dafür sorgen, dass Hardware und Software regelmäßig gewartet werden, dann lassen sich hierdurch nicht nur die Ausfallzeiten reduzieren, auch die Lebensdauer der IT-Ressourcen verlängert sich entsprechend. Damit Probleme im Ernstfall schnell behoben werden können, sollte ein einfacher Zugang zum technischen Support bestehen.
Schulungen
Falls die Mitarbeiter der IT-Abteilung nicht auf dem neuesten Stand der Technik sind, dann gilt es diese zu entsprechenden Schulungen zu schicken, um das zu ändern. Der technologische Fortschritt führt dazu, dass regelmäßige Weiterbildungen vonnöten sind. Nur, wenn das IT-Personal auf dem aktuellen Stand der technologischen Möglichkeiten ist, kann es die Aufgaben effektiv wahrnehmen.
