Pandemie, Lieferkettenprobleme und Inflation haben Unternehmen in vielen Branchen ordentlich zugesetzt. In so gut wie allen Branchen sucht man deshalb derzeit nach Wegen, Kosten zu reduzieren. Da die gestiegenen Energiekosten kein unerheblicher Faktor sind, bremst die Teuerung aktuell auch die Fortschritte in der Digitalisierung. Unternehmen sollten jedoch darauf achten, diesbezüglich nicht den Anschluss zu verlieren.
Glücklicherweise gibt es aber Möglichkeiten, Geld zu sparen, ohne auf Investitionen in digitale Prozesse verzichten zu müssen. Beispielsweise können Unternehmen gebrauchte Software kaufen oder bestehende Systeme verschlanken. Wichtig ist nur, dass die Sicherheit nicht darunter leidet.
Ausgaben für die Digitalisierung explodieren
Insbesondere, wenn das Geld knapp ist, müssen Unternehmen sich genau überlegen, wie hoch sie die einzelnen Bereiche budgetieren wollen und welche Investitionen Priorität haben. Häufig haben Projekte Vorrang, die sich kurzfristig amortisieren oder sogar Gewinne versprechen. Dabei zerrt schon die bestehende IT ordentlich an den Finanzen, doch wer den Anschluss nicht verlieren und wettbewerbsfähig bleiben möchte, muss fortlaufend Digitalinvestitionen tätigen. In Anbetracht dieser Tatsachen kommt man in kaum einer Branche mehr an steigenden Digitalisierungskosten vorbei. Laut einer aktuellen IT-Trends-Studie planen die meisten Unternehmen von Jahr zu Jahr mehr Geld für die Digitalisierung ein. Bei fast einem Drittel beträgt diese Steigerung sogar rund 10 Prozent. Selbstverständlich machen sich viele Entscheider Sorgen, dass ihnen die Kosten über den Kopf wachsen könnten. Es gibt aber recht effiziente Wege, die Ausgaben für Investitionen und bestehende Systeme zu senken.
„Gebrauchte“ Software kaufen
Geschäftsführung, Buchhaltung und einzelne Abteilungen arbeiten tagtäglich mit einer Vielzahl an digitalen Anwendungen. Früher oder später stehen Upgrades auf neuere Software-Versionen an, damit die Kompatibilität und Datenintegrität nicht gefährdet werden. Allerdings sollten Verantwortliche im Vorfeld gründlich prüfen, ob es tatsächlich die allerneuste Revision sein muss, oder ob ein älteres Programm nicht denselben Funktionsumfang bietet. Die Nutzung der Current-Generation einer Software, die also noch unterstützt wird, aber nicht die neuste Version darstellt, birgt häufig eindeutige Kostenvorteile. Da Nutzer die Software nicht im physischen Sinne „gebrauchen“ und dabei abnutzen können, bietet sich der Transfer von bereits verwendeten Lizenzen an. Händler, die auf den Weiterverkauf gebrauchter Software spezialisiert sind, geben Auskunft darüber, wann sich die Anschaffung älterer Lizenzen für das jeweilige Unternehmen lohnt.
Umstieg auf Cloud-Computing
Eine weitere oder ergänzende Option ist der Umstieg von lokalen Datensilos auf Cloud-basierte Anwendungen. Dadurch können Unternehmen die Kosten für den Kauf, die Wartung und den Betrieb von Hardware einsparen und stattdessen auf die gut ausgebaute Cloud-Infrastruktur von großen Anbietern zurückgreifen. Dadurch profitieren Unternehmen quasi ganz nebenbei von weiteren ausschlaggebenden Vorteilen. So bieten Cloud-Anwendungen eine deutlich höhere Flexibilität und Skalierbarkeit als traditionelle IT-Infrastrukturen. Unternehmen können schnell auf sich ändernde Anforderungen reagieren, indem sie zusätzliche Ressourcen in der Cloud hinzufügen oder entfernen. Zudem ermöglichen Cloud-Dienste den ortsunabhängigen Zugriff, was perfekt zu den hybriden Arbeitsmodellen passt, die in vielen Unternehmen mittlerweile üblich sind.
Systeme kombinieren und ungenutzte Tools abschaffen
die eigene IT-Struktur und damit verbundene Systemlandschaft aufzuräumen und zu konsolidieren, ist grundsätzlich eine sinnvolle Maßnahme. Hierbei sollten Unternehmen ihre vorhandenen IT-Systeme überprüfen und herausfinden, ob es möglich ist, verschiedene Systeme zu kombinieren oder zu ersetzen. In einigen Fällen kann auch die Möglichkeit bestehen, auf eine integrierte Softwarelösung umzusteigen, die mehrere Funktionen in einem einzigen System bereitstellt. Die Reduzierung der Anzahl der Systeme und die Vereinfachung der Infrastruktur führen dazu, dass Unternehmen Kosten für Wartung, Schulung und Support einsparen. Mit der Zusammenlegung von IT-Systemen werden auch redundante Funktionen und Prozesse eliminiert, was die Effizienz und Produktivität erhöht.
Unternehmen sollten nicht am falschen Ende sparen
Unternehmen sollten jedoch nicht den Fehler machen und am falschen Ende sparen. Wer digitale Neuerungen verschleppt, der riskiert langfristig den Verlust der eigenen Wettbewerbsfähigkeit. Wenn Unternehmen beispielsweise auf veraltete Technologien setzen, die nicht mehr mit aktuellen Standards kompatibel sind oder die Wartung und Schulung der IT-Mitarbeiter vernachlässigt wird, zählen Fehlfunktionen, Sicherheitsprobleme und Datenverlust zu den möglichen Folgen. Ganz besonders die Cybersicherheit sollte heutzutage viel Aufmerksamkeit bekommen, da Angriffe auf das Firmennetzwerk den gesamten Betrieb lahmlegen können.
