En telefonsvarare (kort: AB) eller en brevlåda är användbara på många sätt. Om personen du pratar med inte kan svara i telefonen vid tidpunkten för samtalet kan den som ringer lämna ett meddelande på röstbrevlådan. De ber antingen om att ringa tillbaka eller lämnar speciell information som är viktig. Den uppringda parten lyssnar på meddelandet vid en tidpunkt som han eller hon väljer och kan reagera därefter. En telefonsvarare är inte bara intressant för privatpersoner utan kan även ge värdefulla tjänster i affärssammanhang.
Det är därför ingen ska klara sig utan en telefonsvarare
"Hej, jag är inte tillgänglig för tillfället. Lämna ett meddelande efter ljudsignalen. Jag återkommer till dig så snart som möjligt!"
Ett meddelande på telefonsvararen kan läsa något sånt här. I detta sammanhang kan ett kontor eller butik lämna öppettider eller andra telefonnummer som är viktiga vid behov. I annat fall är meddelandet konsekvent och den som ringer kan då framföra sin oro.
Denna situation är ett bra tillfälle för den som ringer att förmedla kort information eller att ta reda på tid och andra telefonnummer som kan nås. För butiker och kontor kan en telefonsvarare erbjuda ännu fler fördelar. Följaktligen kan uppringare
- få ett intryck av praktiken eller kontoret
- lämna ett meddelande när som helst utan att störa de anställda
- Få viktig information om helgdagar eller öppettider
- Få information om byråer
Detta är mycket viktigt för att ge patienter, klienter eller kunder bästa möjliga och heltäckande information. Butiker eller kontor som inte har en telefonsvarare är ofta en källa till förbittring. Uppringare kan inte nå någon eller be om öppettider. De ringer om och om igen i hopp om att äntligen hitta någon att prata med. Detta anstränger inte bara tålamodet, utan kan också kosta tid.
Av denna anledning är det vettigt att alltid aktivera en telefonsvarare när lång frånvaro planeras. Detta kan vara fallet med längre lunchuppehåll, utbildningar, affärsresor, semesterperioder och många andra omständigheter.
Denna information bör få ett meddelande på telefonsvararen
Telefonsvararen är därför väldigt praktisk. Olika uppgifter kan lagras för uppringare, så att kontaktpersoner alltid kan komma åt meddelandena när tiden är rätt. Det är viktigt att ge den som ringer en bra känsla. Därför bör tillkännagivandet ha en del användbar information och kriterier:
- Säkerställ en tyst miljö så att den som ringer kan höra meddelandet utan problem.
- Prata inte för snabbt och för högt. Tala vänligt och i måttlig takt.
- Skriv ner några rader i förväg så att du inte glömmer något under det inspelade meddelandet.
- Det är bäst att säga tillkännagivandet i korta, koncisa meningar på bandet.
- Le när du pratar. Detta ger den som ringer en trevlig atmosfär.
- Bredvid namnet, inkludera eventuella öppettider eller alternativa telefonnummer som den som ringer kan använda i händelse av en nödsituation eller behov.
- Avsluta tillkännagivandet med ett vänligt farväl.
Lyssna sedan på tillkännagivandet igen. Låter budskapet bra och är det lätt att förstå? Ingår all information som den som ringer behöver? Om alla viktiga punkter finns i det inspelade meddelandet kan det sparas. Vid nästa samtal spelar telefonsvararen upp meddelandet tills det ersätts av nya intressanta telefonmeddelanden byts ut.
Varför är telefonsvarare viktiga idag?
Telefonsvarare ger en trygg känsla. Samtalet går ingenstans, men visar den som ringer att numret kan nås. Visserligen, om telefonsvararen eller röstbrevlådan ringer är den som ringts inte riktigt där, men den kan svara på förfrågan i god tid. Under tiden kan cirka 75 procent av alla uppringare inte ta emot sina samtal personligen eller direkt.
Arbetstider, affärssamtal, raster eller överbelastade kontor gör att personliga telefonsamtal ibland hamnar i vägen. Även om personen du vill prata med inte kan nås direkt, är telefonnumret åtminstone tilldelat. Meddelanden kan alltså skickas, bokningar bekräftas eller arbetsorder lämnas. När allt kommer omkring är ett möte ansikte mot ansikte inte alltid nödvändigt. AB kan därför registrera och lagra små bitar av information. Du kommer då att omdirigeras när tiden tillåter. Som ett resultat av detta löper arbetsprocesserna smidigt och orsakar inga störningar.
Under tiden anses dock inte bara telefonsvarare vara det ultimata. Allt fler användare använder en brevlåda där röstmeddelanden kan lämnas. Det här är meddelanden från uppringare, men de spelas in digitalt och lagras på mobiltelefonen eller smartphone deponeras. I detta sammanhang försöker den som ringer först nå sin kontaktperson via mobiltelefon. Om det inte fungerar, rapporterar brevlådan. Ett röstmeddelande kan nu lämnas där såväl som på AB. Den uppringda parten lyssnar på meddelandet när tiden tillåter.
Röstbrevlådan kan till och med utökas. Den som ringer kommer att höra en upptagetsignal på telefonsvararen om en uppringare blockerar linjen för att han lämnar ett meddelande. Med varianten röstbrevlåda kan den som ringer ta emot ett meddelande om så önskas och få besked om frånvaro eller när linjen är upptagen. I dessa fall får den som ringer en påminnelse via e-post eller SMS när linjen är ledig igen.
Hur kan en telefonsvarare eller brevlåda underlätta vardagen?
Oavsett om det är för privatpersoner eller företagstelefoner: En telefonsvarare sparar tid och ansträngning. Uppringare kan uttrycka sin oro direkt och behöver inte ringa ytterligare samtal som kanske inte går någonstans. Telefonsvararen är som en assistent, men det kostar inga pengar. Den tar tillförlitligt emot meddelanden av olika slag och gör dem tillgängliga vid behov.
Röstmeddelanden går ett steg längre. Posterna, som lagras digitalt, kan sparas och bevaras för framtida referens. Detta gör det lättare att förstå olika samtalshistorik. Det innebär för ett företag, butik eller kontor att arbeta mer effektivt och samtidigt förbättra företagets rykte. Kunden behöver inte infinna sig direkt på plats utan kan till och med hantera komplicerade affärsförhandlingar helt via röstmeddelanden via telefonsvarare eller röstbrevlåda.
Som ett resultat kan vissa företag hantera höga kundvolymer bättre och serva alla kunder styckevis. Köer kan skapas som kan bearbetas efter brådska. Anställda eller till och med privata kontakter kan alltså ta sig tid för varje enskilt samtal, fundera över problem och ge svar. Om tvister och högljudda argument också skulle uppstå i telefon kan röstmeddelandena användas som bevis vid eventuell tvist.
Meddelanden som landar på en AM eller brevlåda är därför inte enkelriktad kommunikation. Den uppringda parten kan i huvudsak dela upp sin tid och svara på information. Vid behov startar han en återuppringning eller vidtar åtgärder som senare är nödvändiga. Ett återkallande är trots allt inte alltid avgörande. Det finns nu även speciella telefontjänster. Virtuella sekreterare tar över samtalet och vidarebefordrar meddelandena till AB-ägaren via SMS, fax eller e-post.
Den uppringda parten ansvarar sedan för vidare behandling av samtalet. Nuförtiden kan detta implementeras i bara några få steg. ABs kan till och med övervakas på distans från andra platser. Detta görs med en PIN-kod, som tilldelas i förväg. Tack vare AM och brevlåda kan den som ringts agera mycket mer flexibelt och ändamålsenligt.
