Sedan Internet användes i Tyskland har e-post ansetts vara ett av de viktigaste kommunikationsmedlen. Senast i och med digitaliseringens början har nationell och internationell e-postsändning upplevt en kraftig ökning. I företagsmiljön används e-post nu i stor skala inte bara för extern utan även för intern kommunikation. Inte konstigt att brevlådor på många ställen svämmar över nästan varje dag. Lika enkelt som det är att skicka ett e-postmeddelande är det särskilt viktigt för ett team att hålla ett öga på den administrativa komponenten. Den här artikeln visar vilka lösningar som kan användas för att organisera ett teams e-postmeddelanden säkert och enkelt.
Microsoft Exchange hanterar e-postmeddelanden som skickas och tas emot på jobbet
Microsoft Exchange-lösningar är ett snabbt och enkelt sätt att hantera inkommande och utgående e-postmeddelanden på ett riktat sätt. Ett IMAP- eller Exchange-konto krävs för detta. Om e-postprogrammets anslutning till IMAP- eller Exchange-servern är aktiv arkiveras teamets e-postmeddelanden som tas emot och skickas automatiskt. Detta gör det möjligt att komma åt e-postinventeringen när som helst och från vilken plats som helst ansluten till servern. IT-administratören är rätt kontaktperson för att länka mailen till servern.
Mejl kommer att skickas till Microsoft Exchange är bara säkrat på servern, inte lokalt. Vill du också ha lokal tillgång måste du ordna detta separat. Ett lämpligt alternativ för detta är export till en PST-fil med en återställning via importfunktion. Det är också möjligt att ställa in automatisk arkivering. Detta innebär att e-postmeddelanden vars lagring har överskridit ett visst datum flyttas på plats utan några manuella ingrepp.
Anslut Microsoft Exchange med Outlook – så här fungerar det
Efter att ha öppnat Outlook kan Microsoft Exchange-kontot tilldelas via informationsfliken under "Arkiv". Den e-postadress som är relevant för Exchange-kontot måste då anges. Under "Avancerade alternativ" är alternativet att konfigurera kontot manuellt aktiverat. De två applikationerna måste sedan länkas till varandra genom att klicka på knappen "Anslut" och välja "Exchange" som kontotyp. Slutligen måste lösenordet anges. Kontoinställningen kan nu slutföras.
Köp programvara som ett alternativ till den delade teampostlådan
Hur viktigt det än är, för att skydda mobila enheter, kräver e-postinkorgen också ett omfattande säkerhetskoncept. Att tillåta flera anställda att använda en enda e-postinkorg är av säkerhets- och säkerhetsskäl dataskydd inte en bra idé.
Det är mer meningsfullt att använda inköpsprogram. Den är utformad för att när som helst på ett transparent sätt visa om ett e-postmeddelande redan har bearbetats, d.v.s. besvarats eller vidarebefordrats. Detta undviker dubbla reaktioner och en oprofessionell flod av e-postmeddelanden. När det kommer till kundservice är en sådan praxis en viktig milstolpe för ett företag.
Använd Google Workspace som en distributionslista för e-post
Förutom lösningar som
- Öppna Xchange
- Zimbra eller
- Kerio Connect
Google Workspace är ett populärt alternativ till Microsoft Exchange Server.
Affärsversionen är betald och erbjuder en professionellt designad distributionslista för e-post. Tilldelningen av rättigheter till enskilda användare är särskilt lätt att hantera i Google Workspace. Teamen har också bekväm mobil åtkomst till plugin-programmet från Gmail-appen.
Slutsats
För enkel och lösningsorienterad hantering av ett teams e-postmeddelanden är Microsoft Exchange ett utmärkt val. Företagets IT-administratör kan snabbt ställa in det med bara några få steg.
