5 Mythen über elektronische Signaturen, die Sie schnell vergessen sollten
Elektronische Signaturen halten in den Geschäftsalltag Einzug. Obwohl die Technologie alltägliche Vorgänge so grundlegend verändert, wissen viele Mitarbeiter wenig um die Hintergründe der digitalen Unterschrift. Insbesondere halten sich viele auf Halbwissen basierende Sagen und Mythen, mit denen es aufzuräumen gilt. Wir nennen fünf Fehlannahmen über elektronische Signaturen, die Sie möglichst schnell vergessen sollten.
Die Umstellung auf elektronische Signaturen verursacht viel Aufwand
Viele Unternehmen und Mitarbeiter fürchten vor allem eines: Werden die Prozesse im Unternehmen auf elektronische Signaturen umgestellt, entsteht dadurch zumindest einmalig ein großer Aufwand. Die Praxis widerlegt diese Annahme deutlich. Erstens entstehen keine allzu hohen initialen Kosten.
Zweitens machen sich die kostensenkenden und produktivitätssteigernden Wirkungen sofort bemerkbar. Drittens ist der Aufwand für die Implementierung gering. Vertrauensdiensteanbieter (also Signaturprovider wie zum Beispiel DocuSign) stellen alle notwendigen Programme zur Verfügung. Diese benötigen nur geringe Ressourcen und lassen sich leicht mit anderen Strukturen (zum Beispiel Backup, Dokumentenarchiv etc.) synchronisieren.
Elektronische Signaturen sind nicht sicher
Dies ist ein häufig vorgetragenes Argument gegen die Einführung elektronischer Signaturen. Häufig wird befürchtet, dass nachträgliche Änderungen an elektronisch signierten Dokumenten nicht sichtbar seien und dadurch die Datenintegrität in Gefahr sei.
Tatsächlich besteht ein wesentlicher Vorteil elektronische Signaturen gerade darin, nachträgliche Änderungen an Dokumenten zwar nicht zwingend zu verhindern, sie aber stets sichtbar zu machen. Wird ein signiertes Dokument verändert, wird die Signatur gewissermaßen gelöscht. Es ist möglich, Dokumente zu verändern – jedoch niemals unbemerkt. Ganz anders verhält es sich bei ausgedruckten Dokumenten, die sehr viel mehr Manipulationsmöglichkeiten eröffnen.
Elektronische Signaturen eignen sich nicht für viele Unterschriften
Im Geschäftsalltag müssen viele Dokumente von mehreren Personen unterzeichnet werden. Dies gilt etwa für Kaufverträge, in denen ein ganzes Komitee der Käuferseite mit dem Vertragsabschluss beauftragt ist. Moderne Signatur Software hat für diese Aufgabenstellungen längst Lösungen gefunden. Anwender können so viele Signaturboxen hinzufügen, wie benötigt werden. Auch eine Hierarchie für die Signaturen lässt sich einrichten. So können zum Beispiel mehrere Co-Unterschriften erforderlich sein, bevor die finale Unterschrift des letzten Vorgesetzten erfolgt.
Es gibt Probleme, wenn die Unterzeichner unbekannt sind
In vielen Fällen – zum Beispiel auf Messen – werden Verträge von Personen unterschrieben, die im Vorfeld gar nicht bekannt sind. Doch auch dann eignen sich elektronische Signaturen. So ist es möglich, Unterschriftenboxen einzuführen, die nicht mit einer bestimmten Person verbunden sind. Wird dann eine Unterschrift geleistet, werden die Identifikationsmerkmale nachträglich hinzugefügt.
Elektronische Signaturen bieten damit viel Flexibilität auch für den Außendienst, für Messeteams etc. Gerade für diese Bereiche des Unternehmens ist die ausgeprägte Mobilfreundlichkeit der Technologie von Vorteil. Elektronische Signaturen lassen Sie auch am Smartphone oder am Tablet PC nutzen.
Elektronische Signaturen sind nicht rechtssicher
Viele Verantwortliche in Unternehmen schieben die Einführung elektronischer Signaturen auf die lange Bank. Eine beliebte Begründung: Die Technologie sei noch nicht rechtssicher. Ein Blick auf die Rechtslage entkräftet dieses Argument schnell.
Zum einen sind elektronische Signaturen auch im deutschen Recht keinesfalls neu. Bereits 1997 wurde das Signaturgesetz verabschiedet – damals noch unter der Regierung Helmut Kohl. Mit dem Gesetz sollten die Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen geschaffen werden. Es trat erst im Juli 2017 außer Kraft – und wurde durch das Vertrauensdienstegesetz (VDG) ersetzt. Das Vertrauensdienstegesetz dient zur effektiven Umsetzung der eIDAS Verordnung auf europäischer Ebene. Das Gesetz (in Kraft getretenen am 29. Juli 2017) ist Bestandteil des eIDAS Durchführungsgesetzes.
Die eIDAS Verordnung (electronic Identification, Authentication and Trust Services, in Deutschland auch IVT (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen) wird seit dem 1. Juli 2016 angewandt. Gegenstand ist die Regulierung von Technologien und Dienstleistungen im Bereich der Vertrauensdienste und elektronischen Identifizierung. Neben elektronischen Signaturen werden eine Reihe weiterer Gegenstände mit der Richtlinie geregelt. Dazu gehören elektronische Siegel und Zeitstempel, Website- Zertifikate und mehr.
Mit der Vertrauensdiensteverordnung gibt es seit Februar 2019 eine nähere Auslegung des Vertrauensdienstegesetzes. Hier werden viele Details zur Regulierung der elektronischen Signatur festgelegt. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Bundesnetzagentur. Diese veröffentlichte unter anderem eine Vertrauensliste, eine Liste mit Konformitätsbewertungsstellen und Zertifizierungsstellen.
Fazit
Die elektronische Signatur wird sich im Geschäftsalltag durchsetzen. Vorteile bietet die Technologie, insbesondereTechnologie insbesondere im Hinblick auf die Geschwindigkeit von Prozessen, Kosteneffizienz und Datenintegrität. Dass manche Unternehmen und ihre Mitarbeiter die Technologie zaghaft einsetzen, ist häufig auf Unwissen und Vorurteile zurückzuführen. Tatsächlich ist die elektronische Signatur technisch ausgereift und rechtlich abschließend geregelt.
Auch für alle praktischen Problemstellungen gibt es mittlerweile Lösungen – etwa die Möglichkeit, im Vorfeld unbekannte Personen unterzeichnen zu lassen oder Dokumente von mehreren Personen unterschreiben zu lassen. Für Unternehmen gibt es deshalb keinen Grund, auf die Segnungen der Technologie zu verzichten. Dies gilt umso mehr, da die initialen Implementierungskosten sehr gering ausfallen und sich erfahrungsgemäß schnell amortisieren.
