Automatyczna sekretarka (w skrócie AB) czy skrzynka pocztowa przydają się na wiele sposobów. Jeśli osoba, z którą rozmawiasz, nie może odebrać telefonu w czasie połączenia, dzwoniący mogą zostawić wiadomość na poczcie głosowej. Albo proszą o oddzwonienie, albo zostawiają specjalne, ważne informacje. Rozmówca odsłuchuje komunikat w wybranym przez siebie czasie i może odpowiednio zareagować. Automatyczna sekretarka jest interesująca nie tylko dla osób prywatnych, ale może również świadczyć cenne usługi w kontekście biznesowym.
Dlatego nikt nie powinien obejść się bez automatycznej sekretarki
"Witam, chwilowo jestem niedostępny. Proszę zostawić wiadomość po sygnale. Wrócę do ciebie tak szybko, jak to możliwe!”
Wiadomość na automatycznej sekretarce mogłaby brzmieć mniej więcej tak. W tym kontekście biuro lub sklep może zostawić godziny otwarcia lub inne numery telefonów, które są ważne w razie potrzeby. W przeciwnym razie zapowiedź jest spójna, a dzwoniący może wtedy wyrazić swoje obawy.
Taka sytuacja jest dobrą okazją dla dzwoniącego do przekazania krótkiej informacji lub poznania godziny i innych numerów telefonów, do których można się dodzwonić. W przypadku sklepów i biur automatyczna sekretarka może przynieść jeszcze więcej korzyści. W związku z tym dzwoniący mogą
- uzyskać wrażenie praktyki lub biura
- zostaw wiadomość w dowolnym momencie, nie przeszkadzając pracownikom
- Uzyskaj ważne informacje o świętach lub godzinach otwarcia
- Uzyskaj informacje o agencjach
Jest to bardzo ważne, aby zapewnić pacjentom, klientom lub klientom jak najlepszą i wyczerpującą informację. Sklepy lub biura, które nie mają automatycznej sekretarki, są często źródłem niechęci. Dzwoniący nie mogą się z nikim kontaktować ani pytać o godziny pracy. Dzwonią raz po raz w nadziei, że w końcu znajdą kogoś, z kim będą mogli porozmawiać. To nie tylko wyczerpuje cierpliwość, ale może również kosztować czas.
Z tego powodu warto zawsze włączać automatyczną sekretarkę, gdy planowane są dłuższe nieobecności. Może tak być w przypadku dłuższych przerw obiadowych, szkoleń, podróży służbowych, urlopów i wielu innych okoliczności.
Ta informacja powinna otrzymać powiadomienie na automatycznej sekretarce
Automatyczna sekretarka jest zatem bardzo praktyczna. Różne informacje mogą być przechowywane dla dzwoniących, dzięki czemu osoby kontaktowe mogą zawsze uzyskać dostęp do wiadomości we właściwym czasie. Ważne jest, aby rozmówca czuł się dobrze. Dlatego ogłoszenie powinno zawierać kilka przydatnych informacji i kryteriów:
- Zadbaj o ciszę, aby rozmówca mógł bez problemu usłyszeć komunikat.
- Nie mów za szybko i za głośno. Mów uprzejmie i w umiarkowanym tempie.
- Zapisz kilka linijek wcześniej, aby niczego nie zapomnieć podczas nagranej zapowiedzi.
- Zapowiedź najlepiej wypowiedzieć na taśmie krótkimi, zwięzłymi zdaniami.
- Uśmiechaj się, gdy mówisz. Daje to rozmówcy przyjemną atmosferę.
- Obok nazwiska podaj godziny pracy lub alternatywne numery telefonów, z których dzwoniący może skorzystać w nagłym przypadku lub potrzebie.
- Zakończ ogłoszenie przyjacielskim pożegnaniem.
Następnie ponownie posłuchaj komunikatu. Czy wiadomość brzmi dobrze i czy jest łatwa do zrozumienia? Czy zawarte są wszystkie informacje, których potrzebuje dzwoniący? Jeśli w nagranej wiadomości zawarte są wszystkie istotne punkty, można ją zapisać. Przy kolejnych połączeniach automatyczna sekretarka odtwarza wiadomość, aż zostanie ona zastąpiona nowymi ciekawe wiadomości telefoniczne jest zastąpiony.
Dlaczego automatyczne sekretarki są dziś ważne?
Automatyczna sekretarka daje poczucie bezpieczeństwa. Połączenie nie prowadzi donikąd, ale pokazuje dzwoniącemu, że numer jest dostępny. Prawdą jest, że jeśli zadzwoni automatyczna sekretarka lub poczta głosowa, osoby, do której dzwonisz, tak naprawdę nie ma, ale może odpowiedzieć na żądanie w odpowiednim czasie. W międzyczasie około 75 procent wszystkich dzwoniących nie może odbierać połączeń osobiście lub bezpośrednio.
Godziny pracy, rozmowy służbowe, przerwy lub przeciążone biura sprawiają, że prywatne rozmowy telefoniczne czasami schodzą na drugi plan. Chociaż osoba, z którą chcesz porozmawiać, nie jest dostępna bezpośrednio, numer telefonu został przynajmniej przydzielony. W ten sposób można wysyłać wiadomości, potwierdzać spotkania lub zostawiać zlecenia pracy. W końcu osobiste spotkanie nie zawsze jest konieczne. AB może zatem rejestrować i przechowywać małe fragmenty informacji. Następnie zostaniesz przekierowany, gdy czas na to pozwoli. Dzięki temu procesy pracy przebiegają płynnie i nie powodują żadnych zakłóceń.
W międzyczasie jednak nie tylko automatyczne sekretarki są uważane za najlepsze. Coraz więcej użytkowników korzysta ze skrzynki pocztowej, w której można zostawiać wiadomości głosowe. Są to wiadomości od dzwoniących, ale są one rejestrowane cyfrowo i przechowywane w telefonie komórkowym lub smartphone być zdeponowane. W tym kontekście dzwoniący najpierw próbuje skontaktować się ze swoją osobą kontaktową przez telefon komórkowy. Jeśli to nie zadziała, skrzynka pocztowa zgłosi. Wiadomość głosową można teraz zostawić tam, jak również na AB. Rozmówca odsłuchuje wiadomość, gdy czas na to pozwala.
Funkcję poczty głosowej można nawet rozszerzyć. Dzwoniący usłyszy sygnał zajętości na automatycznej sekretarce, jeśli dzwoniący blokuje linię, ponieważ zostawia wiadomość. W wariancie z pocztą głosową dzwoniący może w razie potrzeby otrzymać zapowiedź i zostać poinformowany o nieobecności lub zajętości linii. W takich przypadkach dzwoniący otrzymuje przypomnienie e-mailem lub SMS-em, gdy linia jest ponownie wolna.
W jaki sposób automatyczna sekretarka lub skrzynka pocztowa mogą ułatwić codzienne życie?
Niezależnie od tego, czy chodzi o telefony prywatne, czy służbowe: automatyczna sekretarka oszczędza czas i wysiłek. Dzwoniący mogą bezpośrednio wyrazić swoje obawy i nie muszą wykonywać kolejnych połączeń, które mogą prowadzić donikąd. Automatyczna sekretarka jest jak asystent, ale nie kosztuje. Niezawodnie odbiera różnego rodzaju wiadomości i udostępnia je w razie potrzeby.
Poczta głosowa idzie o krok dalej. Rekordy, które są przechowywane cyfrowo, można zapisać i zachować do wykorzystania w przyszłości. Ułatwia to zrozumienie różnych historii połączeń. Oznacza to, że firma, sklep czy biuro działają efektywniej i jednocześnie poprawiają reputację firmy. Klient nie musi pojawiać się bezpośrednio na miejscu, ale nawet skomplikowane negocjacje biznesowe może obsłużyć całkowicie za pomocą wiadomości głosowych na automatycznej sekretarce lub na poczcie głosowej.
W rezultacie niektóre firmy mogą lepiej obsługiwać dużą liczbę klientów i obsługiwać wszystkich klientów fragmentarycznie. Można tworzyć kolejki, które mogą być przetwarzane zgodnie z pilnością. W ten sposób pracownicy, a nawet prywatne kontakty, mogą poświęcić swój czas na każdą indywidualną rozmowę, rozważyć problemy i udzielić odpowiedzi. W przypadku sporów i głośnych kłótni również przez telefon, komunikaty głosowe mogą posłużyć jako dowód w przypadku sporu.
Wiadomości docierające do AM lub skrzynki pocztowej nie są zatem komunikacją jednokierunkową. Strona wywoływana może zasadniczo dzielić swój czas i odpowiadać na informacje. W razie potrzeby rozpoczyna oddzwanianie lub podejmuje kroki, które są później niezbędne. W końcu wycofanie nie zawsze jest decydujące. Obecnie istnieją nawet specjalne usługi telefoniczne. Wirtualne sekretarki przejmują rozmowę i przekazują wiadomości do właściciela AB za pośrednictwem wiadomości SMS, faksu lub poczty elektronicznej.
Strona wywoływana jest wtedy odpowiedzialna za dalsze przetwarzanie połączenia. Obecnie można to wdrożyć w zaledwie kilku krokach. AB mogą być nawet monitorowane zdalnie z innych lokalizacji. Odbywa się to za pomocą kodu PIN, który jest przypisywany z góry. Dzięki AM i skrzynce pocztowej osoba dzwoniąca może działać znacznie bardziej elastycznie i odpowiednio.
