Odkąd w Niemczech pojawił się Internet, poczta elektroniczna uznawana jest za jeden z najważniejszych środków komunikacji. Najpóźniej wraz z początkiem cyfryzacji, krajowa i międzynarodowa wysyłka poczty elektronicznej odnotowała gwałtowny wzrost. W środowisku korporacyjnym poczta elektroniczna jest obecnie na szeroką skalę wykorzystywana nie tylko do komunikacji zewnętrznej, ale także wewnętrznej. Nic więc dziwnego, że skrzynki pocztowe w wielu miejscach przepełniają się niemal codziennie. Choć wysłanie wiadomości e-mail jest łatwe, szczególnie ważne jest, aby zespół miał oko na komponent administracyjny. W tym artykule pokazano, jakie rozwiązania można zastosować, aby bezpiecznie i łatwo uporządkować pocztę e-mail zespołu.
Microsoft Exchange zarządza wiadomościami e-mail wysyłanymi i odbieranymi w celach służbowych
Rozwiązania Microsoft Exchange to szybki i prosty sposób na zarządzanie przychodzącą i wychodzącą pocztą elektroniczną w ukierunkowany sposób. Wymagane jest do tego konto IMAP lub Exchange. Jeśli połączenie programu pocztowego z serwerem IMAP lub Exchange jest aktywne, otrzymane i wysłane e-maile zespołu są automatycznie archiwizowane. Dzięki temu możliwy jest dostęp do inwentarza poczty elektronicznej w dowolnym czasie i z dowolnej lokalizacji podłączonej do serwera. Administrator IT jest właściwą osobą kontaktową w sprawie połączenia wiadomości e-mail z serwerem.
E-maile zostaną wysłane do Microsoft Exchange jest zabezpieczona tylko na serwerze, a nie lokalnie. Jeśli chcesz mieć również dostęp lokalny, musisz to zorganizować osobno. Odpowiednią opcją jest eksport do pliku PST z możliwością przywrócenia za pomocą funkcji importu. Istnieje także możliwość ustawienia automatycznej archiwizacji. Oznacza to, że e-maile, których przechowywanie przekroczyło określoną datę, są przenoszone na miejsce bez ręcznej interwencji.
Połącz Microsoft Exchange z Outlookiem – oto jak to działa
Po otwarciu Outlooka konto Microsoft Exchange można przypisać poprzez zakładkę informacyjną w zakładce „Plik”. Następnie należy podać adres e-mail właściwy dla konta Exchange. W „Opcjach zaawansowanych” aktywowana jest opcja ręcznej konfiguracji konta. Następnie należy połączyć obie aplikacje ze sobą, klikając przycisk „Połącz” i wybierając jako typ konta „Wymiana”. Na koniec należy wprowadzić hasło. Można teraz zakończyć konfigurację konta.
Kup oprogramowanie jako alternatywę dla współdzielonej skrzynki pocztowej zespołu
Choć to ważne, do ochrony urządzeń mobilnychskrzynka odbiorcza poczty e-mail również wymaga kompleksowej koncepcji bezpieczeństwa. Zezwolenie wielu pracownikom na korzystanie z jednej skrzynki e-mailowej wynika ze względów bezpieczeństwa Ochrona danych nie jest to dobry pomysł.
Bardziej sensowne jest korzystanie z oprogramowania zakupowego. Ma na celu przejrzyste pokazanie w dowolnym momencie, czy wiadomość e-mail została już przetworzona, czyli czy otrzymano odpowiedź, czy została przekazana dalej. Pozwala to uniknąć podwójnych reakcji i zalewu nieprofesjonalnie wyglądających e-maili. Jeśli chodzi o obsługę klienta, taka praktyka jest kamieniem milowym dla firmy.
Używaj Google Workspace jako listy dystrybucyjnej e-maili
Oprócz rozwiązań takich jak
- Otwórz-Xchange
- Zimbra lub
- Kerio Połącz
Google Workspace to popularna alternatywa dla Microsoft Exchange Server.
Wersja biznesowa jest płatna i oferuje profesjonalnie zaprojektowaną listę dystrybucyjną e-maili. Przypisywaniem uprawnień poszczególnym użytkownikom można szczególnie łatwo zarządzać w Google Workspace. Zespoły mają także wygodny mobilny dostęp do wtyczki z poziomu aplikacji Gmail.
Konkluzja
Do prostego i zorientowanego na rozwiązania zarządzania pocztą e-mail zespołu Microsoft Exchange jest doskonałym wyborem. Administrator IT firmy może szybko to skonfigurować w kilku krokach.
