Komputer osobisty lub laptop działa bezbłędnie tylko wtedy, gdy programy i dodatki są dostosowane do systemu operacyjnego i zgodne z ogólną koncepcją. Firma odnosząca sukcesy działa w podobny sposób. Luki w zabezpieczeniach komputerów osobistych powodują na przykład awarie programów, podczas gdy z biznesowego punktu widzenia mogą być kosztowne i szkodzić reputacji. Modelowanie procesów pomaga ekspertom komputerowym i firmom w maksymalnym wykorzystaniu tego i skierowaniu całego „systemu” na wydajny i skuteczny kurs w dłuższej perspektywie.
Inwentaryzacja: Obecna sytuacja jest podstawą do modelowania procesów
Gdzie jest miejsce na ulepszenia, a co już działa z powodzeniem i może zostać rozbudowane? Aby mieć podstawę do podejmowania decyzji dla ewentualnych późniejszych projektów wydajnościowych, inwentaryzacja jest podstawą każdego z nich modelowanie procesów.
Na przykład w przypadku komputera PC chodzi o nagrywanie istniejącego oprogramowania i komponentów sprzętowych. W firmie inwentarz jest często dużo bardziej rozbudowany. W końcu jest tu wiele działów i kilka odpowiedzialnych osób, które mają swoje własne procesy. Im bardziej skrupulatna inwentaryzacja, tym lepsze późniejsze wyniki w znalezieniu efektywności.
Analiza celów i związanych z nimi potrzeb
Następny krok dotyczy celów i przyszłego kierunku. Czy od teraz komputer powinien być używany na przykład do aplikacji biurowych, czy też ma być używany tylko jako kopia zapasowa dla nowego komputera? Precyzyjne zdefiniowanie celów wraz ze wszystkimi niezbędnymi zarejestrowanymi składowymi pomaga w modelowaniu procesów.
Firmy odnoszące sukcesy zawsze działają zgodnie z wizjonerską strategią. Nasze własne wyniki i cele są stale kwestionowane i dostosowywane w razie potrzeby. Aby z powodzeniem pracować nad modelowaniem procesu z zarejestrowanymi danymi stanu faktycznego, wymagane są precyzyjne intencje firmy. Czy należy zwiększyć sprzedaż, a jeśli tak, to o ile procent? Jakie koszty się z tym wiążą i (w jaki sposób) można je sfinansować ze środków własnych? Te i inne pytania pomagają zdefiniować krystalicznie jasne cele biznesowe, a następnie wykorzystać modelowanie procesów jako narzędzie do ich osiągnięcia.
Wdrożono modelowanie procesów: Na podstawie aktualnego stanu i celów tworzone są wydajne instrukcje i procesy
„Szczęście jest częścią każdej kariery. Szczęście otwiera drzwi. Ale poza progiem czeka zadanie – a można je rozwiązać jedynie dzięki planowaniu, motywacji i zdolnościom przywódczym”. – Hellmuth Buddenberg, zmarły niemiecki menedżer i były członek zarządu BP AG, przez wiele lat swojej pracy wiedział, co naprawdę liczy się w udanej przedsiębiorczości.
Bez celów strategicznych połączonych z zapałem i wydajnością firmy nie są w stanie wytrzymać konkurencji w dłuższej perspektywie, a nawet zdominować swoich liderów w branży. Efektywność jest na porządku dziennym, ponieważ powinno być możliwe osiągnięcie jak największych dochodów przy jak najmniejszych nakładach. Pomocna w tym zakresie jest analiza danych i modelowania procesów. Zapewniają przejrzystą strukturę i pomagają zapobiegać błędom podczas edycji/przetwarzania; wyjaśnić domniemane problemy kompetencyjne.
Modelowanie wydajnych procesów ogranicza również dodatkowe koszty. Na przykład, jeśli efekty synergii pozostają niewykorzystane przez firmy, wiele prac jest wykonywanych dwukrotnie, a nawet trzykrotnie. Najpóźniej podczas właściwej analizy w ramach przygotowań do modelowania procesu ujawnia się niewykorzystany potencjał.
Modelowanie procesów oferuje również ogromny potencjał oszczędności na komputerze PC. Często instalowane są różne (płatne) programy, które wykonują podobne lub nawet te same zadania. Czas odciążyć nie tylko portfel, ale również pamięć główna kalkulatora. Ponadto wdrożenie modelowania procesów pokazuje, gdzie czai się zmarnowana wydajność. Często znacznie lepiej jest przechowywać duże ilości danych na zewnątrz (np. w bezpiecznym rozwiązaniu w chmurze) niż zajmować nimi pamięć wewnętrzną komputera.
Modelowanie procesów zapewnia przejrzystość zadań do wykonania
Pomiędzy obecną sytuacją a osiągnięciem celów często znajdują się nie tylko dostosowane procesy, ale także niezbędne kompetencje zawodowe. Jeśli chcesz w przyszłości oferować produkty swojej firmy na rynku międzynarodowym, musisz zadbać o to, aby wszystkie terminy i informacje były przetłumaczone na język angielski. W najlepszym przypadku osoby kontaktowe (np. personel wsparcia lub sprzedaży) są również przeszkolone w języku angielskim w języku biznesowym.
Modelowanie procesów wyjaśnia, jakie możliwości dalszego szkolenia są wymagane i jak można je skutecznie zintegrować z procesem przedsiębiorstwa, aby nadal osiągać główny cel (tutaj międzynarodowy sukces) tak konsekwentnie, jak to możliwe. Jeśli modelowanie procesu jest używane na komputerze PC, zwykle towarzyszy temu kilka zadań do wykonania dla użytkownika. W końcu każdy program jest tak dobry, jak jego użytkownicy.
