Een antwoordapparaat (afgekort: AB) of een mailbox zijn op veel manieren handig. Als de persoon met wie u praat de telefoon niet kan opnemen op het moment van de oproep, kunnen bellers een bericht achterlaten op de voicemail. Ze vragen om teruggebeld te worden of laten speciale informatie achter die belangrijk is. De gebelde partij luistert naar het bericht op een door hen gekozen tijdstip en kan dienovereenkomstig reageren. Een antwoordapparaat is niet alleen interessant voor particulieren, maar kan ook in zakelijk verband waardevolle diensten leveren.
Daarom mag niemand zonder antwoordapparaat
"Hallo, ik ben momenteel niet beschikbaar. Spreek na de piep een bericht in. Ik bel je zo snel mogelijk terug!"
Een bericht op het antwoordapparaat zou zoiets als dit kunnen lezen. In dit kader kan een kantoor of winkel openingstijden of andere telefoonnummers achterlaten die van belang zijn in geval van nood. Anders is de aankondiging consistent en kan de beller zijn of haar zorgen kenbaar maken.
Deze situatie is een goede gelegenheid voor de beller om korte informatie door te geven of om de tijd en andere telefoonnummers te achterhalen die bereikbaar zijn. Voor winkels en kantoren kan een antwoordapparaat nog meer voordelen bieden. Dienovereenkomstig kunnen bellers
- een indruk krijgen van de praktijk of het kantoor
- laat op elk moment een bericht achter zonder medewerkers te storen
- Verkrijg belangrijke informatie over feestdagen of openingstijden
- Krijg informatie over agentschappen
Dit is van groot belang om patiënten, cliënten of klanten zo goed en volledig mogelijk te informeren. Winkels of kantoren die geen antwoordapparaat hebben, zijn vaak een bron van wrok. Bellers kunnen niemand bereiken of om openingstijden vragen. Ze bellen keer op keer in de hoop eindelijk iemand te vinden om mee te praten. Dit vergt niet alleen geduld, maar kan ook tijd kosten.
Daarom is het zinvol om bij langdurige afwezigheid altijd een antwoordapparaat te activeren. Dit kan het geval zijn bij langere lunchpauzes, trainingen, zakenreizen, vakantieperiodes en vele andere omstandigheden.
Deze informatie moet op het antwoordapparaat worden aangekondigd
Het antwoordapparaat is daarom erg praktisch. Voor bellers kunnen verschillende gegevens worden opgeslagen, zodat contactpersonen altijd op het juiste moment bij de berichten kunnen. Het is belangrijk om de beller een goed gevoel te geven. Daarom moet de aankondiging enkele nuttige informatie en criteria bevatten:
- Zorg voor een rustige omgeving, zodat de beller de aankondiging zonder problemen kan horen.
- Praat niet te snel en te hard. Spreek vriendelijk en in een gematigd tempo.
- Schrijf van tevoren een paar regels op, zodat je niets vergeet tijdens de ingesproken mededeling.
- U kunt de aankondiging het beste in korte, bondige zinnen op de band zeggen.
- Glimlach tijdens het spreken. Dit geeft de beller een prettige sfeer.
- Voeg naast de naam eventuele openingstijden of alternatieve telefoonnummers toe die de beller kan gebruiken in geval van nood of nood.
- Beëindig de aankondiging met een vriendelijk afscheid.
Luister daarna nog een keer naar de aankondiging. Klinkt de boodschap goed en is deze goed te begrijpen? Is alle informatie die de beller nodig heeft opgenomen? Als alle essentiële punten in het opgenomen bericht staan, kan het worden opgeslagen. Bij de volgende oproepen speelt het antwoordapparaat het bericht af totdat het door nieuwe wordt vervangen interessante telefoonberichten is vervangen.
Waarom zijn antwoordapparaten tegenwoordig zo belangrijk?
Antwoordapparaat geeft een veilig gevoel. De oproep gaat nergens heen, maar laat de beller zien dat het nummer bereikbaar is. Weliswaar, als het antwoordapparaat of de voicemail overgaat, is de opgebelde persoon er niet echt, maar hij kan het verzoek tijdig beantwoorden. Ondertussen kan ongeveer 75 procent van alle bellers hun oproepen niet persoonlijk of rechtstreeks ontvangen.
Door werktijden, zakelijke gesprekken, pauzes of overbelaste kantoren vallen persoonlijke telefoontjes soms buiten de boot. Hoewel de persoon met wie u wilt praten niet direct bereikbaar is, is het telefoonnummer in ieder geval toegewezen. Zo kunnen berichten worden verzonden, afspraken worden bevestigd of werkbonnen worden achtergelaten. Een face-to-face ontmoeting is immers niet altijd nodig. De AB kan daardoor kleine stukjes informatie opnemen en opslaan. U wordt dan doorgestuurd wanneer de tijd het toelaat. Hierdoor verlopen de werkprocessen soepel en veroorzaken ze geen overlast.
Inmiddels gelden echter niet alleen antwoordapparaten als het summum. Steeds meer gebruikers gebruiken een mailbox waar voicemails kunnen worden achtergelaten. Dit zijn berichten van bellers, maar ze worden digitaal opgenomen en opgeslagen op de mobiele telefoon of smartphone gedeponeerd worden. Hierbij probeert de beller eerst via de mobiele telefoon zijn contactpersoon te bereiken. Lukt dat niet, dan meldt de mailbox. Zowel daar als op de AB kan nu een spraakbericht worden ingesproken. De gebelde partij luistert naar het bericht wanneer de tijd het toelaat.
De voicemailfunctie is zelfs uit te breiden. De beller hoort een bezettoon op het antwoordapparaat als een beller de lijn blokkeert omdat hij een bericht inspreekt. Met de voicemail-variant kan de beller desgewenst een mededeling ontvangen en op de hoogte worden gebracht van afwezigheid of wanneer de lijn bezet is. In deze gevallen ontvangt de beller een herinnering per e-mail of sms wanneer de lijn weer vrij is.
Hoe kan een antwoordapparaat of mailbox het leven van alledag vergemakkelijken?
Of het nu gaat om privé- of zakelijke telefoons: een antwoordapparaat bespaart tijd en moeite. Bellers kunnen hun zorgen direct uiten en hoeven geen verdere oproepen te doen die nergens toe leiden. Het antwoordapparaat is als een assistent, maar het kost geen geld. Het ontvangt betrouwbaar verschillende soorten berichten en stelt ze beschikbaar wanneer nodig.
Voicemails gaan nog een stap verder. De records, die digitaal worden opgeslagen, kunnen worden opgeslagen en bewaard voor toekomstig gebruik. Dit maakt het gemakkelijker om verschillende oproepgeschiedenissen te begrijpen. Dit betekent voor een bedrijf, winkel of kantoor om effectiever te werken en tegelijkertijd de reputatie van het bedrijf te verbeteren. De klant hoeft niet direct ter plaatse te verschijnen, maar kan zelfs ingewikkelde zakelijke onderhandelingen volledig afhandelen via spraakberichten via antwoordapparaat of voicemail.
Als gevolg hiervan kunnen sommige bedrijven grote klantvolumes beter aan en kunnen ze alle klanten stukje bij beetje bedienen. Er kunnen wachtrijen worden gecreëerd die op urgentie kunnen worden verwerkt. Medewerkers of zelfs privéverbindingen kunnen zo de tijd nemen voor elk individueel gesprek, problemen overwegen en antwoorden geven. Mochten er ook aan de telefoon geschillen en luide ruzies ontstaan, dan kunnen de spraakberichten als bewijsmateriaal worden gebruikt in geval van een geschil.
Berichten die in een AM of mailbox terechtkomen, zijn dus geen eenrichtingsverkeer. De gebelde partij kan in wezen zijn tijd verdelen en reageren op informatie. Indien nodig start hij een terugbelactie of onderneemt stappen die vervolgens nodig zijn. Een recall is immers niet altijd doorslaggevend. Er zijn nu zelfs speciale telefoondiensten. Virtuele secretaresses nemen de oproep over en sturen de berichten door naar de AB-eigenaar via sms, faxbericht of e-mail.
De gebelde partij is dan verantwoordelijk voor de verdere afhandeling van de oproep. Tegenwoordig kan dit in slechts enkele stappen worden geïmplementeerd. AB's kunnen zelfs op afstand worden gemonitord vanaf andere locaties. Dit gebeurt met een pincode, die vooraf wordt toegewezen. Dankzij AM en mailbox kan de opgebelde persoon veel flexibeler en gepaster handelen.
