Sinds het gebruik van internet in Duitsland wordt e-mail beschouwd als een van de belangrijkste communicatiemiddelen. Uiterlijk met het begin van de digitalisering kende het verzenden van nationale en internationale e-mail een sterke toename. In de bedrijfsomgeving wordt e-mail inmiddels op grote schaal gebruikt, niet alleen voor externe maar ook voor interne communicatie. Geen wonder dat de brievenbussen op veel plaatsen bijna dagelijks overlopen. Hoe eenvoudig het versturen van een e-mail ook is, het is voor een team vooral belangrijk om de administratieve component in de gaten te houden. Dit artikel laat zien welke oplossingen kunnen worden gebruikt om de e-mails van een team veilig en eenvoudig te ordenen.
Microsoft Exchange beheert e-mails die voor het werk worden verzonden en ontvangen
Microsoft Exchange-oplossingen zijn een snelle en eenvoudige manier om inkomende en uitgaande e-mails gericht te beheren. Hiervoor is een IMAP- of Exchange-account vereist. Als de verbinding van het e-mailprogramma met de IMAP- of Exchange-server actief is, worden de ontvangen en verzonden e-mails van het team automatisch gearchiveerd. Hierdoor is het mogelijk om op elk moment en vanaf elke locatie die verbonden is met de server toegang te krijgen tot de e-mailinventaris. De IT-beheerder is de juiste contactpersoon voor het koppelen van de e-mails aan de server.
E-mails worden verzonden naar Microsoft Exchange is alleen beveiligd op de server, niet lokaal. Wil je ook lokale toegang, dan moet je dit apart regelen. Een geschikte optie hiervoor is exporteren naar een PST-bestand met een herstel via importfunctie. Het is ook mogelijk om automatische archivering in te stellen. Dit betekent dat e-mails waarvan de bewaring een bepaalde datum heeft overschreden, zonder enige handmatige tussenkomst worden verplaatst.
Verbind Microsoft Exchange met Outlook – zo werkt het
Na het openen van Outlook kan het Microsoft Exchange-account worden toegewezen via het informatietabblad onder “Bestand”. Vervolgens moet het e-mailadres dat relevant is voor het Exchange-account worden ingevoerd. Onder “Geavanceerde Opties” is de optie geactiveerd om het account handmatig te configureren. Vervolgens moeten de twee applicaties aan elkaar worden gekoppeld door op de knop ‘Verbinden’ te klikken en als accounttype ‘Exchange’ te selecteren. Ten slotte moet het wachtwoord worden ingevoerd. Het instellen van de account kan nu worden voltooid.
Schaf software aan als alternatief voor de gedeelde teammailbox
Hoe belangrijk het ook is, om mobiele apparaten te beschermenvereist de e-mailinbox ook een alomvattend beveiligingsconcept. Het toestaan dat meerdere werknemers één e-mailinbox gebruiken is om veiligheids- en beveiligingsredenen gegevensbescherming geen goed idee.
Het is zinvoller om inkoopsoftware te gebruiken. Het is ontworpen om op elk moment transparant te laten zien of een e-mail al is verwerkt, dat wil zeggen beantwoord of doorgestuurd. Dit voorkomt dubbele reacties en een onprofessioneel ogende stortvloed aan e-mails. Als het om klantenservice gaat, is een dergelijke praktijk een belangrijke mijlpaal voor een bedrijf.
Gebruik Google Workspace als e-maildistributielijst
Naast oplossingen zoals
- Open Xchange
- Zimbra of
- Kerio Connect
Google Workspace is een populair alternatief voor Microsoft Exchange Server.
De zakelijke versie is betaald en biedt een professioneel ontworpen e-maildistributielijst. Het toekennen van rechten aan individuele gebruikers is bijzonder eenvoudig te beheren in Google Workspace. Teams hebben ook gemakkelijk mobiele toegang tot de plug-in vanuit de Gmail-app.
Conclusie
Voor eenvoudig en oplossingsgericht beheer van de e-mails van een team is Microsoft Exchange een uitstekende keuze. De IT-beheerder van het bedrijf kan het in slechts een paar stappen snel instellen.
