Een pc of laptop werkt alleen foutloos als programma's en add-ons zijn afgestemd op het besturingssysteem en een totaalconcept volgen. Een succesvol bedrijf werkt op een vergelijkbare manier. Kwetsbaarheden in de pc veroorzaken bijvoorbeeld programmacrashes, terwijl ze vanuit zakelijk oogpunt kostbaar kunnen zijn en reputatieschade kunnen toebrengen. Procesmodellering helpt pc-experts en bedrijven om er het maximale uit te halen en het hele "systeem" op lange termijn op een efficiënte en succesvolle koers te zetten.
Inventarisatie: De huidige situatie is de basis voor procesmodellering
Waar is er ruimte voor verbetering en wat loopt al succesvol en kan worden uitgebreid? Om een besluitvormingsbasis te hebben voor eventuele latere efficiëntieontwerpen, vormt de inventarisatie de basis van elk procesmodellering.
Bij de pc gaat het bijvoorbeeld om het vastleggen van bestaande software- en hardwarecomponenten. In het bedrijf is de inventaris vaak veel uitgebreider. Er zijn hier immers veel afdelingen en meerdere verantwoordelijken, die allemaal hun eigen processen hebben. Hoe nauwkeuriger de inventarisatie, hoe beter de latere resultaten bij het vinden van efficiëntie.
Analyse van doelen en gerelateerde behoeften
De volgende stap gaat over de doelen en toekomstige richting. Moet een pc voortaan bijvoorbeeld worden gebruikt voor kantoortoepassingen of wordt deze alleen gebruikt als back-up voor de nieuwe computer? Een nauwkeurige definitie van doelen met alle benodigde vastgelegde componenten helpt bij procesmodellering.
Succesvolle bedrijven handelen altijd met een visionaire strategie. Onze eigen prestaties en doelen worden continu in vraag gesteld en indien nodig bijgestuurd. Om succesvol te kunnen werken aan de procesmodellering met de geregistreerde gegevens van de werkelijke situatie, zijn precieze bedrijfsintenties vereist. Moet de omzet worden verhoogd en zo ja, met welk percentage? Wat zijn de kosten en (hoe) zijn deze uit eigen middelen te financieren? Deze en andere vragen helpen om kristalheldere bedrijfsdoelen te definiëren en later procesmodellering te gebruiken als middel om deze te bereiken.
Procesmodellering geïmplementeerd: Efficiënte instructies en processen worden gecreëerd vanuit de huidige status en doelen
“Geluk maakt deel uit van elke carrière. Geluk opent de deur. Maar voorbij de drempel wacht de taak - en die kan alleen worden opgelost door planning, drive en leiderschapskwaliteiten. – Hellmuth Buddenberg, de overleden Duitse manager en ex-bestuurslid van BP AG, wist door zijn jarenlange werk wat er echt toe doet bij succesvol ondernemerschap.
Zonder strategische doelen gecombineerd met gedrevenheid en efficiëntie kunnen bedrijven de concurrentie op de lange termijn niet weerstaan of zelfs maar hun marktleiders domineren. Efficiëntie is aan de orde van de dag, want met zo min mogelijk middelen moet een zo groot mogelijk inkomen kunnen worden behaald. Data-analyse is hierbij nuttig en procesmodellering. Ze bieden duidelijke structuren en helpen fouten bij het bewerken/verwerken te voorkomen; vermeende competentieproblemen ophelderen.
Het modelleren van efficiënte processen vermindert ook de extra kosten. Als bijvoorbeeld synergie-effecten voor bedrijven onbenut blijven, worden veel klussen twee of zelfs drie keer uitgevoerd. Uiterlijk bij de daadwerkelijke analyse ter voorbereiding op de procesmodellering komt onbenut potentieel aan het licht.
Procesmodellering biedt ook een enorm besparingspotentieel op de pc. Vaak worden er verschillende (betaalde) programma's geïnstalleerd die vergelijkbare of zelfs dezelfde taken uitvoeren. Tijd om niet alleen de portemonnee te ontlasten, maar ook de hoofdgeheugen van de rekenmachine. Daarnaast laat de implementatie van procesmodellering zien waar verspilde efficiëntie op de loer ligt. Het is vaak veel beter om grote hoeveelheden data extern op te slaan (bijvoorbeeld in een veilige cloudoplossing) dan het interne geheugen van de pc ermee in beslag te nemen.
Procesmodellering brengt duidelijkheid in to-do's
Tussen de huidige situatie en het behalen van doelen zitten vaak niet alleen aangepaste processen, maar ook de nodige vakbekwaamheid. Als u in de toekomst de producten van uw bedrijf op de internationale markt wilt aanbieden, moet u ervoor zorgen dat alle voorwaarden en informatie in het Engels worden vertaald. In het beste geval zijn ook de contactpersonen (bijvoorbeeld ondersteunend of verkooppersoneel) geschoold in zakelijk vloeiend Engels.
Procesmodellering maakt duidelijk welke bijscholingsmogelijkheden nodig zijn en hoe deze efficiënt in het bedrijfsproces geïntegreerd kunnen worden om het hoofddoel (hier internationaal succes) toch zo consequent mogelijk te bereiken. Als procesmodellering op de pc wordt gebruikt, gaat dit meestal gepaard met een paar to-do's voor de gebruiker. Elk programma is immers maar zo goed als zijn gebruikers.
