In tijden van digitalisering en technologie moeten geschreven dienstroosters plaatsmaken voor innovatieve apps en programma's. Want de oude procedure is allang achter de rug en bemoeilijkt operationele processen nog meer. Het plannen, ontwikkelen en administreren van personeelsinzet gaat immers veelal gepaard met veel werk en tijd. Foutgevoelig papierwerk en een tijdrovende uitwisseling via telefoon of e-mail verhogen de belasting van de verantwoordelijke medewerkers alleen maar.
Daarentegen kan een service design via een app actief bijdragen aan het ontlasten en faciliteren van het alledaagse bedrijfsleven. In het volgende artikel laten we je kennismaken met digitaal roosteren en laten we je de voordelen van de technologie zien.
De voordelen van een rooster app
Een rooster-app heeft talloze krachtige argumenten. Waar medewerkers de afgelopen dagen talloze uren besteedden aan het maken van Excel-lijsten en het invoeren van de massa informatie in de kolommen en rijen, maakt de digitale applicatie het proces een stuk eenvoudiger. Met behulp van het programma kunnen gegevens in grote hoeveelheden worden opgeslagen en overzichtelijk worden verwerkt. De hoge kans op fouten die vroeger aan de orde van de dag was door het handmatig invullen van papiertjes en tabellen behoort nu tot het verleden.
Alle diensten en werktijden in één oogopslag
Verder kenmerkt de rooster-app zich door een prettige gebruikersinterface die het lezen en begrijpen van de informatie kinderspel maakt. De gegevens hoeven niet langer moeizaam te worden opgezocht in de kolommen van het Excel-spreadsheet of uit een handmatige lijst te worden gehaald.
Een ander voordeel is dat het programma overal en altijd via een mobiel apparaat kan worden opgeroepen. Hierdoor zijn de ploegenplannen continu te checken en zijn updates live te volgen.
Verschuif jezelf in lagen
Een softwareoplossing draagt ook bij aan de medewerkerstevredenheid. Het programma slaat immers gegevens over een lange periode op. Dit maakt het mogelijk om diensten eerlijk te verdelen en ervoor te zorgen dat geen enkele werknemer wordt bevoordeeld of benadeeld. Voor managers heeft dit ook als voordeel dat er rekening gehouden kan worden met gebeurtenissen in de toekomst. Op deze manier kan in een vroeg stadium worden gereageerd op bijvoorbeeld vakantieplanning of bijscholing.
Daarnaast kunnen medewerkers actief worden betrokken bij het planningsproces. Er is de mogelijkheid om specifieke diensten aan te vragen, afwezigheden en belangrijke data te noteren. Persoonlijke wensen kunnen met een paar muisklikken worden ingevoerd. De HR-manager kan dan meewegen in hoeverre er rekening wordt gehouden met de verzoeken en sollicitaties van de medewerkers.
Maak het dienstrooster eenvoudig online aan
Dienstroosters met papier en papier was een langdurig en moeilijk proces. Met behulp van het dienstroosterontwerp via de app kan deze taak echter in slechts enkele minuten worden volbracht.
Definieer gebieden
Eerst moeten de individuele vereisten van het bedrijf worden gedefinieerd. Er is de mogelijkheid om het ploegenschema op te delen in verschillende werkgebieden. De medewerkers worden dan ingedeeld afhankelijk van hun functie en taak.
Maak verschuivingen en vereisten
De volgende stap draait om de verschuivingen en eisen. Zo kan per werkgebied worden geregeld hoeveel personeel nodig is. Door het ploegensysteem zijn er op elk moment van de dag en nacht voldoende medewerkers aanwezig. De app ondersteunt HR-managers ook bij het creëren van een rechtvaardige en eerlijke verdeling van werk en ploegenroosters.
Vul het plan met medewerkers
Nadat het voorbereidende werk is gedaan, worden de medewerkers in de individuele ploegen ingevoerd. Hierbij wordt rekening gehouden met de beschikbaarheid van de medewerkers, die op verschillende manieren kan worden opgevraagd. Zo worden bijvoorbeeld ook de vakantietijden genoteerd.
Lijst publiceren
Last but not least wordt het rooster gepubliceerd. Het document kan in het systeem beschikbaar worden gesteld aan medewerkers. Deze procedure zorgt ervoor dat het plan op elk moment kan worden opgevraagd. Een andere mogelijkheid is om het plan te downloaden en af te drukken. Zo heeft iedere medewerker zijn eigen persoonlijke dienstrooster bij de hand. Personeelsplanning was nog nooit zo eenvoudig!
