Pandemie, problemen met de toeleveringsketen en inflatie hebben bedrijven in veel sectoren zwaar getroffen. In bijna alle sectoren wordt daarom momenteel gezocht naar manieren om kosten te besparen. Aangezien de gestegen energiekosten geen onbelangrijke factor zijn, remt de inflatie momenteel ook de voortgang van de digitalisering af. Bedrijven moeten echter oppassen dat ze het contact daarbij niet verliezen.
Gelukkig zijn er manieren om geld te besparen zonder investeringen in digitale processen op te geven. Bedrijven kunnen dat bijvoorbeeld gebruikte software kopen of bestaande systemen te stroomlijnen. Het enige belangrijke is dat de veiligheid er niet onder lijdt.
De uitgaven aan digitalisering exploderen
Vooral als het geld krap is, moeten bedrijven goed nadenken hoeveel ze voor de afzonderlijke gebieden willen budgetteren en welke investeringen prioriteit hebben. Projecten die zichzelf op korte termijn terugverdienen of zelfs winst beloven hebben vaak voorrang. De bestaande IT trekt de financiën al aan, maar als je het contact niet wilt verliezen en concurrerend wilt blijven, moet je blijvend digitaal investeren. Gezien deze feiten zijn stijgende digitaliseringskosten in geen enkele branche te vermijden. Volgens actueel IT-trendonderzoek de meeste bedrijven begroten van jaar tot jaar meer geld voor digitalisering. Bij bijna een derde ligt deze stijging zelfs rond de 10 procent. Natuurlijk maken veel besluitvormers zich zorgen dat de kosten uit de hand kunnen lopen. Er zijn echter behoorlijk efficiënte manieren om de uitgaven voor investeringen en bestaande systemen te verminderen.
Koop "gebruikte" software
Directie, boekhouding en individuele afdelingen werken dagelijks met een groot aantal digitale toepassingen. Vroeg of laat zijn upgrades naar nieuwere softwareversies vereist om ervoor te zorgen dat de compatibiliteit en gegevensintegriteit niet in het gedrang komen. Wel dient de verantwoordelijke vooraf goed na te gaan of het echt de allerlaatste revisie moet zijn of dat een ouder programma niet dezelfde functionaliteiten biedt. Het gebruik van de huidige generatie software, die nog wordt ondersteund maar niet de nieuwste versie, heeft vaak duidelijke kostenvoordelen. Aangezien gebruikers de software niet in fysieke zin kunnen "gebruiken" en daarbij kunnen verslijten, is het raadzaam om reeds gebruikte licenties over te dragen. Dealers die gespecialiseerd zijn in de wederverkoop van gebruikte software kunnen informatie geven over wanneer de aanschaf van oudere licenties de moeite waard is voor het betreffende bedrijf.
Overgang naar cloudcomputing
Een andere of aanvullende optie is om over te stappen van on-premises datasilo's naar cloudgebaseerde applicaties. Hierdoor kunnen bedrijven besparen op de kosten van aanschaf, onderhoud en bediening van hardware en in plaats daarvan vertrouwen op de goed ontwikkelde cloudinfrastructuur van grote providers. Hierdoor profiteren bedrijven bijna incidenteel van andere doorslaggevende voordelen. Cloudapplicaties bieden aanzienlijk meer flexibiliteit en schaalbaarheid dan traditionele IT-infrastructuren. Bedrijven kunnen snel reageren op veranderende behoeften door extra resources in de cloud toe te voegen of te verwijderen. Daarnaast maken clouddiensten locatie-onafhankelijke toegang mogelijk, wat perfect past bij de hybride werkmodellen die inmiddels in veel bedrijven gangbaar zijn.
Combineer systemen en gooi ongebruikte tools weg
Het opschonen en consolideren van de eigen IT-structuur en het bijbehorende systeemlandschap is in principe een verstandige maatregel. Hier moeten bedrijven hun bestaande IT-systemen onder de loep nemen en nagaan of het mogelijk is om verschillende systemen te combineren of te vervangen. In sommige gevallen kan er ook een mogelijkheid zijn om over te stappen op een geïntegreerde softwareoplossing die meerdere functies in één systeem biedt. Door het aantal systemen te verminderen en de infrastructuur te vereenvoudigen, besparen bedrijven op onderhouds-, opleidings- en ondersteuningskosten. Met de consolidatie van IT-systemen worden ook overbodige functies en processen geëlimineerd, wat de efficiëntie en productiviteit verhoogt.
Bedrijven mogen niet aan de verkeerde kant sparen
Bedrijven mogen echter niet de fout maken om aan de verkeerde kant te sparen. Wie digitale innovaties uitstelt, riskeert op termijn zijn eigen concurrentiekracht te verliezen. Als bedrijven bijvoorbeeld vertrouwen op verouderde technologieën die niet meer compatibel zijn met de huidige standaarden, of als onderhoud en opleiding van IT-personeel wordt verwaarloosd, behoren storingen, beveiligingsproblemen en gegevensverlies tot de mogelijke gevolgen. Met name cybersecurity zou tegenwoordig veel aandacht moeten krijgen, aangezien aanvallen op het bedrijfsnetwerk de hele operatie lam kunnen leggen.
