Desksharing bedeutet, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens sich die Büroarbeitsplätze teilen. Speziell in Zeiten, in denen das Homeoffice immer attraktiver für Betriebe und Angestellte wird, sind nicht User-gebundene PC-Arbeitsplätze sinnvoll. Jeder kann sich somit mit seinen individuellen Log-In-Daten an jedem Rechner anmelden und loslegen. Damit schafft man eine neue Ebene der Selbstorganisation der Mitarbeiter und eine kreative und soziale Arbeitsumgebung.
Einfaches sowie erweitertes User-Management
Für User ist Desksharing, wie es unter anderem desk.ly anbietet, eine Vereinfachung im Arbeitsalltag. Im System selbst werden der Standort, die Etagen, die Sitzpläne sowie die einzelnen Sitzplätze hinterlegt. Damit können die Nutzer über die individuellen Berechtigungen separat auswählen, an welchem Platz sie heute tätig werden wollen. Wichtig sind diese Berechtigungen, wenn es um die verschiedenen Abteilungen geht. So kann sich niemand aus der Verwaltung im Bereich der Produktentwicklung einloggen.
Schneller, unkomplizierter, effektiver – Mitarbeiter-Selbstorganisation
Eigenverantwortung wird in einer dezentralisierten Arbeitswelt immer wichtiger. Digital organisiertes Desksharing übergibt den Mitarbeitern selbst die Möglichkeit, sich intern immer wieder neu zu gliedern und zu vernetzen. Ein Klick, und man sieht, wo Plätze frei sind und wer nebenan sitzt. Damit erhöhen die Mitarbeiter die Synergien zwischen einander. Neue Sitznachbarn steigern zudem den kreativen Prozess, da immer wieder neuer Input in den täglichen „Arbeitstrott“ eingeleitet wird. Browserbasierte Desksharing-Systeme machen die Einteilung unkomplizierter, schneller und effektiver.
Zur Selbstorganisation zählt auch, dass die Mitarbeiter für sich entscheiden, auch von Zuhause aus zu arbeiten. Damit wird zum Beispiel der morgendliche Berufsverkehr umgangen und Nerven werden geschont.
Digital visualisierte Raumpläne – einfach freie Büroplätze finden
Ein neues System dringt dann in den steten Arbeitsalltag ein, wenn es simpler als das vorhandene ist und Vorteile für Unternehmen sowie deren Mitarbeitern hat. Alle drei Punkte erfüllt das digital gebuchte Desksharing. Über eine angenehm gestaltete Benutzeroberfläche können die Mitarbeiter sowie die Firmenleitung die Raumpläne einsehen. Diese werden durch die Planansicht sowie passende Texte dargestellt.
Single Sign On-Anbindung
Damit die Anbindung direkt klappt, bieten moderne Desksharing-Tools wie desk.ly eine Anbindung über den Google Single Sign On sowie über Microsoft Azure. SSO ist das Zugangsverfahren voneinander unabhängiger Anwendungen, die aber miteinander assoziiert werden. Der Nutzer meldet sich also einmal an, statt die Zugangsdaten für jede einzelne Anwendung einzugeben. So wird das digitale Hantieren auf unterschiedlichen Plattformen simpler, da die Nutzer sich nicht mehr eine Unmenge an Nutzernamen und Passwörtern merken müssen.
Einfache Suchfunktion für soziale Arbeitsprozesse
Die Kollegen sind für die meisten Angestellten ein wertvoller Teil der täglichen Arbeitsroutine. Der Austausch am Arbeitsplatz selbst sowie in der Kaffeeküche oder am Gang „bläst“ mit privaten Geschichten das Gehirn für Neues frei, kann aber auch für Fachgespräche nützlich sein. Hochwertige Desksharing-Anbieter haben eine Suchfunktion implementiert. Damit lässt sich die Frage, wer geplant im Büro sein wird, ohne Weiteres beantworten. So können die Mitarbeiter entscheiden, ob die soziale Komponente für einen Büro- oder einen Homeoffice-Tag spricht.
Simple Nutzung für einfaches Desksharing 2.0
Für ein Desksharing-Tool der Generation 2.0 ist die Einfachheit eine Grundbedingung. Ohne Schulungsaufwand sollte die Handhabe sehr intuitiv angelegt sein. Wer Programme wie desk.ly aufruft, kann damit ohne Erklärung im besten Wortsinn einfach loslegen.
