Una segreteria telefonica (abbreviazione: AB) o una casella di posta sono utili in molti modi. Se la persona con cui stai parlando non può rispondere al telefono al momento della chiamata, i chiamanti possono lasciare un messaggio nella casella vocale. Chiedono di essere richiamati o lasciano informazioni speciali che sono importanti. La parte chiamata ascolta il messaggio in un momento a sua scelta e può reagire di conseguenza. Una segreteria telefonica non è interessante solo per i privati, ma può anche fornire servizi preziosi nel contesto aziendale.
Ecco perché nessuno dovrebbe fare a meno di una segreteria telefonica
"Ciao, al momento non sono disponibile. Si prega di lasciare un messaggio dopo il segnale acustico. Ti ricontatterò il prima possibile!"
Un messaggio sulla segreteria telefonica potrebbe leggere qualcosa del genere. In questo contesto un ufficio o un negozio può lasciare orari di apertura o altri recapiti telefonici importanti in caso di necessità. In caso contrario, l'annuncio è coerente e il chiamante può quindi esprimere le proprie preoccupazioni.
Questa situazione è una buona opportunità per il chiamante di trasmettere brevi informazioni o di conoscere l'ora e altri numeri di telefono raggiungibili. Per negozi e uffici, una segreteria telefonica può offrire ancora più vantaggi. Di conseguenza, i chiamanti possono
- farsi un'idea della pratica o dell'ufficio
- lasciare un messaggio in qualsiasi momento senza disturbare i dipendenti
- Ottenere informazioni importanti sulle festività o sugli orari di apertura
- Ottenere informazioni sulle agenzie
Questo è molto importante per fornire ai pazienti, ai clienti o ai clienti le migliori informazioni possibili e complete. Negozi o uffici che non dispongono di una segreteria telefonica sono spesso fonte di risentimento. I chiamanti non possono raggiungere nessuno o chiedere l'orario di lavoro. Chiamano ancora e ancora nella speranza di trovare finalmente qualcuno con cui parlare. Questo non solo mette a dura prova la pazienza, ma può anche costare tempo.
Per questo motivo ha senso attivare sempre una segreteria telefonica quando sono previste lunghe assenze. Questo può essere il caso di pause pranzo più lunghe, corsi di formazione, viaggi di lavoro, periodi di vacanza e molte altre circostanze.
Queste informazioni dovrebbero ricevere un annuncio sulla segreteria telefonica
La segreteria telefonica è quindi molto pratica. È possibile memorizzare varie informazioni per i chiamanti, in modo che le persone di contatto possano sempre accedere ai messaggi quando è il momento giusto. È importante dare al chiamante una buona sensazione. Pertanto, l'annuncio dovrebbe avere alcune informazioni e criteri utili:
- Garantire un ambiente silenzioso in modo che il chiamante possa ascoltare l'annuncio senza problemi.
- Non parlare troppo velocemente e troppo forte. Parla gentilmente e a un ritmo moderato.
- Annota alcune righe in anticipo in modo da non dimenticare nulla durante l'annuncio registrato.
- È meglio dire l'annuncio in frasi brevi e concise sul nastro.
- Sorridi quando parli. Ciò conferisce al chiamante un'atmosfera piacevole.
- Accanto al nome, includi eventuali orari di apertura o numeri di telefono alternativi che il chiamante può utilizzare in caso di emergenza o necessità.
- Termina l'annuncio con un saluto amichevole.
Quindi ascolta di nuovo l'annuncio. Il messaggio suona bene ed è facile da capire? Sono incluse tutte le informazioni di cui ha bisogno il chiamante? Se tutti i punti essenziali sono contenuti nel messaggio registrato, può essere salvato. Con le chiamate successive, la segreteria telefonica riproduce il messaggio fino a quando non viene sostituito da nuovi messaggi telefonici interessanti viene sostituito.
Perché le segreterie telefoniche sono importanti oggi?
La segreteria telefonica dà una sensazione di sicurezza. La chiamata non va da nessuna parte, ma mostra al chiamante che il numero è raggiungibile. Certo, se suona la segreteria telefonica o la casella vocale, la persona chiamata non è realmente presente, ma può rispondere alla richiesta in tempo utile. Nel frattempo, circa il 75 percento di tutti i chiamanti non può ricevere le proprie chiamate personalmente o direttamente.
Orari di lavoro, chiamate di lavoro, pause o uffici sovraccarichi significano che le telefonate personali a volte cadono nel dimenticatoio. Sebbene la persona con cui vuoi parlare non sia raggiungibile direttamente, il numero di telefono è stato almeno assegnato. Si possono così inviare messaggi, confermare appuntamenti o lasciare ordini di lavoro. Dopotutto, un incontro faccia a faccia non è sempre necessario. L'AB può quindi registrare e memorizzare piccole informazioni. Verrai quindi reindirizzato quando il tempo lo consentirà. Di conseguenza, i processi di lavoro si svolgono senza intoppi e non causano interruzioni.
Nel frattempo, però, non solo le segreterie telefoniche sono considerate il massimo. Sempre più utenti utilizzano una casella di posta in cui è possibile lasciare i messaggi vocali. Questi sono messaggi dei chiamanti, ma sono registrati digitalmente e archiviati sul telefono cellulare o Smartphone essere depositato. In questo contesto, il chiamante cerca innanzitutto di raggiungere il suo interlocutore tramite il cellulare. Se ciò non funziona, la casella di posta segnala. Ora è possibile lasciare un messaggio vocale anche lì oltre che sull'AB. Il chiamato ascolta il messaggio quando il tempo lo consente.
La funzione di posta vocale può anche essere ampliata. Il chiamante sentirà un segnale di occupato sulla segreteria telefonica se un chiamante sta bloccando la linea perché sta lasciando un messaggio. Con la variante Voicemail, il chiamante può ricevere un annuncio se lo desidera ed essere informato dell'assenza o quando la linea è occupata. In questi casi, il chiamante riceve un promemoria via e-mail o SMS quando la linea è di nuovo libera.
In che modo una segreteria telefonica o una casella postale possono semplificare la vita di tutti i giorni?
Che si tratti di telefoni privati o aziendali: una segreteria telefonica fa risparmiare tempo e fatica. I chiamanti possono esprimere direttamente le loro preoccupazioni e non devono effettuare ulteriori chiamate che potrebbero non andare da nessuna parte. La segreteria telefonica è come un assistente, ma non costa denaro. Riceve in modo affidabile messaggi di vario genere e li rende disponibili quando richiesto.
I messaggi vocali fanno un ulteriore passo avanti. I record, che sono archiviati digitalmente, possono essere salvati e conservati per riferimenti futuri. Ciò semplifica la comprensione delle varie cronologie delle chiamate. Ciò significa per un'azienda, un negozio o un ufficio lavorare in modo più efficiente e allo stesso tempo migliorare la reputazione dell'azienda. Il cliente non deve presentarsi direttamente in loco, ma può gestire anche complicate trattative commerciali interamente tramite messaggi vocali tramite segreteria telefonica o casella vocale.
Di conseguenza, alcune aziende possono gestire meglio volumi elevati di clienti e servire tutti i clienti in modo frammentario. È possibile creare code che possono essere elaborate in base all'urgenza. I dipendenti o anche i collegamenti privati possono così prendersi il loro tempo per ogni singola chiamata, considerare i problemi e fornire risposte. Se anche al telefono dovessero sorgere controversie e discussioni ad alto volume, i messaggi vocali possono essere utilizzati come prova in caso di controversia.
I messaggi che arrivano su un AM o una casella di posta non sono quindi comunicazioni unidirezionali. La parte chiamata può essenzialmente dividere il suo tempo e rispondere alle informazioni. Se necessario, avvia una richiamata o esegue i passi che si renderanno successivamente necessari. Dopotutto, un richiamo non è sempre decisivo. Ora ci sono anche servizi telefonici speciali. Le segretarie virtuali prendono in carico la chiamata e inoltrano i messaggi al proprietario dell'AB tramite SMS, messaggio fax o e-mail.
La parte chiamata è quindi responsabile dell'ulteriore elaborazione della chiamata. Al giorno d'oggi, questo può essere implementato in pochi passaggi. Gli AB possono anche essere monitorati da remoto da altre postazioni. Questo viene fatto utilizzando un PIN, che viene assegnato in anticipo. Grazie all'AM e alla casella di posta, la persona chiamata può agire in modo molto più flessibile e appropriato.
