Sin dall'avvento di Internet in Germania, la posta elettronica è considerata uno dei mezzi di comunicazione più importanti. Al più tardi con l’inizio della digitalizzazione, l’invio di e-mail nazionali e internazionali ha registrato un forte aumento. Nell'ambiente aziendale, la posta elettronica è ormai utilizzata su larga scala non solo per la comunicazione esterna ma anche per quella interna. Non c'è da stupirsi che in molti luoghi le cassette postali trabocchino quasi ogni giorno. Per quanto sia facile inviare un'e-mail, è particolarmente importante per un team tenere d'occhio la componente amministrativa. Questo articolo mostra quali soluzioni possono essere utilizzate per organizzare le e-mail di un team in modo semplice e sicuro.
Microsoft Exchange gestisce le email inviate e ricevute per lavoro
Soluzioni MicrosoftExchange sono un modo semplice e veloce per gestire in modo mirato la posta elettronica in entrata e in uscita. A questo scopo è necessario un account IMAP o Exchange. Se la connessione del programma di posta elettronica al server IMAP o Exchange è attiva, le email del team ricevute e inviate vengono archiviate automaticamente. Ciò rende possibile accedere all'inventario della posta elettronica in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo connesso al server. L'amministratore IT è la persona di contatto giusta per collegare le e-mail al server.
Verranno inviate e-mail a Microsoft Lo scambio è protetto solo sul server, non localmente. Se desideri anche l'accesso locale, devi organizzarlo separatamente. Una soluzione adatta a questo scopo è l'esportazione in un file PST con ripristino tramite la funzione di importazione. È anche possibile impostare l'archiviazione automatica. Ciò significa che le e-mail la cui conservazione ha superato una determinata data vengono spostate sul posto senza alcun intervento manuale.
Connetti Microsoft Exchange con Outlook: ecco come funziona
Dopo aver aperto Outlook, l'account Microsoft Exchange può essere assegnato tramite la scheda informazioni sotto "File". Successivamente dovrà essere inserito l'indirizzo email relativo all'account Exchange. Nella sezione “Opzioni avanzate” è attivata l'opzione per configurare manualmente l'account. Le due applicazioni dovranno poi essere collegate tra loro cliccando sul pulsante “Connetti” e selezionando “Exchange” come tipo di conto. Infine è necessario inserire la password. La configurazione dell'account può ora essere completata.
Acquista software come alternativa alla casella di posta condivisa del team
Per quanto importante sia, per proteggere i dispositivi mobili, anche la casella di posta elettronica richiede un concetto di sicurezza completo. Consentire a più dipendenti di utilizzare un'unica casella di posta elettronica è per motivi di sicurezza protezione dati non è una buona idea.
Ha più senso utilizzare il software di acquisto. È progettato per mostrare in qualsiasi momento in modo trasparente se un'e-mail è già stata elaborata, cioè ha ricevuto risposta o è stata inoltrata. Ciò evita reazioni duplicate e un flusso di e-mail dall'aspetto poco professionale. Quando si tratta di servizio al cliente, tale pratica rappresenta una pietra miliare importante per un’azienda.
Utilizza Google Workspace come lista di distribuzione email
Oltre a soluzioni come
- Apri-Xchange
- Zimbra o
- Kerio Connect
Google Workspace è un'alternativa popolare a Microsoft Exchange Server.
La versione business è a pagamento e offre una lista di distribuzione e-mail progettata in modo professionale. L'assegnazione dei diritti ai singoli utenti è particolarmente facile da gestire in Google Workspace. I team hanno anche un comodo accesso mobile al plug-in dall'app Gmail.
Conclusione
Per una gestione semplice e orientata alla soluzione delle e-mail di un team, Microsoft Exchange è una scelta eccellente. L'amministratore IT dell'azienda può configurarlo rapidamente in pochi passaggi.
