Un répondeur (court : AB) ou une boîte aux lettres sont utiles à bien des égards. Si la personne à qui vous parlez ne peut pas répondre au téléphone au moment de l'appel, les appelants peuvent laisser un message sur la messagerie vocale. Soit ils demandent à être rappelés, soit ils laissent des informations spéciales importantes. L'appelé écoute le message au moment de son choix et peut réagir en conséquence. Un répondeur n'est pas seulement intéressant pour les particuliers, mais peut également rendre de précieux services dans le cadre d'une entreprise.
C'est pourquoi personne ne devrait se passer d'un répondeur
"Bonjour, je ne suis pas disponible pour le moment. Veuillez laisser un message après le bip. Je vous répondrai dès que possible !"
Un message sur le répondeur pourrait lire quelque chose comme ça. Dans ce cadre, un bureau ou un magasin peut laisser des horaires d'ouverture ou d'autres numéros de téléphone importants en cas de besoin. Sinon, l'annonce est cohérente et l'appelant peut alors faire part de ses préoccupations.
Cette situation est une bonne occasion pour l'appelant de transmettre de brèves informations ou de connaître l'heure et les autres numéros de téléphone joignables. Pour les magasins et les bureaux, un répondeur peut offrir encore plus d'avantages. Ainsi, les appelants peuvent
- se faire une idée du cabinet ou du bureau
- laisser un message à tout moment sans déranger les employés
- Obtenir des informations importantes sur les jours fériés ou les heures d'ouverture
- Obtenir des informations sur les agences
Ceci est très important afin de fournir aux patients, clients ou consommateurs les meilleures informations possibles et complètes. Les magasins ou les bureaux qui n'ont pas de répondeur sont souvent une source de ressentiment. Les appelants ne peuvent joindre personne ni demander les heures d'ouverture. Ils appellent encore et encore dans l'espoir de trouver enfin quelqu'un à qui parler. Non seulement cela met la patience à rude épreuve, mais cela peut aussi coûter du temps.
Pour cette raison, il est judicieux de toujours activer un répondeur lorsque de longues absences sont prévues. Cela peut être le cas avec des pauses déjeuner plus longues, des formations, des voyages d'affaires, des périodes de vacances et bien d'autres circonstances.
Cette information devrait recevoir une annonce sur le répondeur
Le répondeur est donc très pratique. Diverses informations peuvent être stockées pour les appelants, de sorte que les personnes de contact puissent toujours accéder aux messages au moment opportun. Il est important de donner à l'appelant un bon sentiment. Par conséquent, l'annonce doit contenir des informations et des critères utiles :
- Assurez un environnement calme afin que l'appelant puisse entendre l'annonce sans problème.
- Ne parlez pas trop vite et trop fort. Parlez gentiment et à un rythme modéré.
- Notez quelques lignes à l'avance pour ne rien oublier lors de l'annonce enregistrée.
- Il est préférable de dire l'annonce en phrases courtes et concises sur la bande.
- Souriez en parlant. Cela donne à l'appelant une atmosphère agréable.
- À côté du nom, indiquez les heures d'ouverture ou les numéros de téléphone alternatifs que l'appelant peut utiliser en cas d'urgence ou de besoin.
- Terminez l'annonce par un adieu amical.
Ensuite, réécoutez l'annonce. Le message sonne-t-il bien et est-il facile à comprendre ? Toutes les informations dont l'appelant a besoin sont-elles incluses ? Si tous les points essentiels sont contenus dans le message enregistré, il peut être sauvegardé. Aux prochains appels, le répondeur joue le message jusqu'à ce qu'il soit remplacé par de nouveaux messages téléphoniques intéressants est remplacé.
Pourquoi les répondeurs sont-ils importants aujourd'hui ?
Le répondeur donne un sentiment de sécurité. L'appel ne va nulle part, mais indique à l'appelant que le numéro est joignable. Certes, si le répondeur ou la messagerie sonne, la personne appelée n'est pas vraiment là, mais elle peut répondre à temps à la demande. Entre-temps, environ 75 % de tous les appelants ne peuvent pas recevoir leurs appels personnellement ou directement.
Les heures de travail, les appels professionnels, les pauses ou les bureaux surchargés signifient que les appels téléphoniques personnels sont parfois laissés de côté. Bien que la personne à qui vous souhaitez parler ne soit pas joignable directement, le numéro de téléphone a au moins été attribué. Des messages peuvent ainsi être envoyés, des rendez-vous confirmés ou des bons de travail laissés. Après tout, une rencontre en personne n'est pas toujours nécessaire. L'AB peut donc enregistrer et stocker de petites informations. Vous serez ensuite redirigé lorsque le temps le permettra. En conséquence, les processus de travail se déroulent sans heurts et ne causent aucune perturbation.
En attendant, cependant, non seulement les répondeurs sont considérés comme le nec plus ultra. De plus en plus d'utilisateurs utilisent une boîte aux lettres où les messages vocaux peuvent être laissés. Ce sont des messages des appelants, mais ils sont enregistrés numériquement et stockés sur le téléphone portable ou Smartphone être déposé. Dans ce contexte, l'appelant essaie d'abord de joindre son interlocuteur via son téléphone portable. Si cela ne fonctionne pas, la boîte aux lettres signale. Un message vocal peut désormais y être laissé ainsi que sur l'AB. L'appelé écoute le message lorsque le temps le permet.
La fonction de messagerie vocale peut même être étendue. L'appelant entendra une tonalité d'occupation sur le répondeur si un appelant bloque la ligne parce qu'il laisse un message. Avec la variante messagerie vocale, l'appelant peut recevoir une annonce s'il le souhaite et être informé en cas d'absence ou lorsque la ligne est occupée. Dans ces cas, l'appelant reçoit un rappel par e-mail ou SMS lorsque la ligne est à nouveau libre.
Comment un répondeur ou une boîte aux lettres peut-il faciliter le quotidien ?
Que ce soit pour les particuliers ou les téléphones professionnels : un répondeur permet d'économiser du temps et des efforts. Les appelants peuvent exprimer leurs préoccupations directement et n'ont pas à passer d'autres appels qui pourraient ne mener nulle part. Le répondeur est comme un assistant, mais il ne coûte pas d'argent. Il reçoit de manière fiable des messages de différents types et les met à disposition en cas de besoin.
Les messages vocaux vont encore plus loin. Les enregistrements, qui sont stockés numériquement, peuvent être sauvegardés et conservés pour référence future. Cela facilite la compréhension des différents historiques d'appels. Cela signifie pour une entreprise, un magasin ou un bureau de travailler plus efficacement et en même temps d'améliorer la réputation de l'entreprise. Le client n'a pas à se présenter directement sur place, mais peut même gérer des négociations commerciales compliquées entièrement via des messages vocaux via un répondeur ou une messagerie vocale.
En conséquence, certaines entreprises peuvent mieux gérer des volumes de clients élevés et servir tous les clients au coup par coup. Des files d'attente peuvent être créées qui peuvent être traitées en fonction de l'urgence. Les employés ou même les relations privées peuvent ainsi prendre leur temps pour chaque appel individuel, examiner les problèmes et apporter des réponses. Si des litiges et des disputes bruyantes devaient également survenir au téléphone, les messages vocaux peuvent être utilisés comme preuve en cas de litige.
Les messages qui atterrissent sur un AM ou une boîte aux lettres ne sont donc pas des communications à sens unique. L'appelé peut essentiellement partager son temps et répondre aux informations. Si nécessaire, il déclenche un rappel ou prend les mesures nécessaires par la suite. Après tout, un rappel n'est pas toujours décisif. Il existe même maintenant des services téléphoniques spéciaux. Des secrétaires virtuelles prennent en charge l'appel et transfèrent les messages au propriétaire de l'AB par SMS, fax ou e-mail.
L'appelé est alors responsable du traitement ultérieur de l'appel. De nos jours, cela peut être mis en œuvre en quelques étapes seulement. Les AB peuvent même être surveillés à distance à partir d'autres emplacements. Cela se fait à l'aide d'un code PIN, qui est attribué à l'avance. Grâce à AM et à la boîte aux lettres, la personne appelée peut agir de manière beaucoup plus flexible et appropriée.
