Depuis l’utilisation d’Internet en Allemagne, le courrier électronique est considéré comme l’un des moyens de communication les plus importants. Au plus tard avec le début de la numérisation, les envois d'e-mails nationaux et internationaux ont connu une forte augmentation. Dans l’environnement des entreprises, le courrier électronique est désormais utilisé à grande échelle non seulement pour la communication externe mais aussi interne. Il n’est pas étonnant que les boîtes aux lettres débordent presque tous les jours dans de nombreux endroits. Aussi simple qu’il soit d’envoyer un email, il est particulièrement important pour une équipe de garder un œil sur le volet administratif. Cet article montre quelles solutions peuvent être utilisées pour organiser les emails d'une équipe de manière simple et sécurisée.
Microsoft Exchange gère les e-mails envoyés et reçus pour le travail
Solutions Microsoft Exchange sont un moyen simple et rapide de gérer de manière ciblée les e-mails entrants et sortants. Un compte IMAP ou Exchange est requis pour cela. Si la connexion du programme de messagerie au serveur IMAP ou Exchange est active, les emails de l'équipe reçus et envoyés sont automatiquement archivés. Cela permet d’accéder à l’inventaire des emails à tout moment et depuis n’importe quel endroit connecté au serveur. L'administrateur informatique est la bonne personne de contact pour relier les e-mails au serveur.
Des e-mails seront envoyés à Microsoft Exchange est uniquement sécurisé sur le serveur, pas localement. Si vous souhaitez également un accès local, vous devez organiser cela séparément. Une option appropriée pour cela est l'exportation vers un fichier PST avec une restauration via la fonction d'importation. Il est également possible de mettre en place un archivage automatique. Cela signifie que les e-mails dont la conservation a dépassé une certaine date sont déplacés sans aucune intervention manuelle.
Connectez Microsoft Exchange à Outlook – voici comment cela fonctionne
Après avoir ouvert Outlook, le compte Microsoft Exchange peut être attribué via l'onglet d'information sous « Fichier ». L'adresse e-mail relative au compte Exchange doit ensuite être renseignée. Sous « Options avancées », l'option permettant de configurer le compte manuellement est activée. Les deux applications doivent ensuite être liées entre elles en cliquant sur le bouton « Connecter » et en sélectionnant « Exchange » comme type de compte. Enfin, le mot de passe doit être saisi. La configuration du compte peut maintenant être terminée.
Achetez un logiciel comme alternative à la boîte aux lettres d'équipe partagée
Aussi important soit-il, pour protéger les appareils mobiles, la boîte de réception des e-mails nécessite également un concept de sécurité complet. Autoriser plusieurs employés à utiliser une seule boîte de réception e-mail est pour des raisons de sécurité et de sûreté protection des données pas une bonne idée.
Il est plus judicieux d’utiliser un logiciel d’achat. Il est conçu pour indiquer de manière transparente et à tout moment si un e-mail a déjà été traité, c'est-à-dire répondu ou transféré. Cela évite les réactions en double et un flot d’e-mails peu professionnels. En matière de service client, une telle pratique constitue une étape importante pour une entreprise.
Utiliser Google Workspace comme liste de distribution de courrier électronique
En plus de solutions comme
- Ouvrir-Xchange
- Zimbra ou
- Kerio Connect
Google Workspace est une alternative populaire à Microsoft Exchange Server.
La version professionnelle est payante et propose une liste de distribution de courrier électronique conçue par des professionnels. L'attribution des droits aux utilisateurs individuels est particulièrement simple à gérer dans Google Workspace. Les équipes disposent également d'un accès mobile pratique au plugin depuis l'application Gmail.
Conclusion
Pour une gestion simple et orientée solution des emails d'une équipe, Microsoft Exchange est un excellent choix. L'administrateur informatique de l'entreprise peut le configurer rapidement en quelques étapes seulement.
