Un contestador automático (abreviado: AB) o un buzón de correo son útiles de muchas maneras. Si la persona con la que está hablando no puede contestar el teléfono en el momento de la llamada, las personas que llaman pueden dejar un mensaje en el correo de voz. O piden que les devuelvan la llamada o dejan información especial que es importante. La parte llamada escucha el mensaje en el momento que elija y puede reaccionar en consecuencia. Un contestador automático no solo es interesante para particulares, sino que también puede proporcionar valiosos servicios en el contexto empresarial.
Por eso nadie debería prescindir de un contestador automático
"Hola, no estoy disponible en este momento. Por favor, deje un mensaje después del tono. ¡Te responderé lo antes posible!"
Un mensaje en el contestador automático podría leer algo como esto. En este contexto, una oficina o tienda puede dejar horarios de apertura u otros números de teléfono que son importantes en caso de necesidad. De lo contrario, el anuncio es consistente y la persona que llama puede expresar sus preocupaciones.
Esta situación es una buena oportunidad para que la persona que llama transmita información breve o para averiguar la hora y otros números de teléfono a los que se puede contactar. Para tiendas y oficinas, un contestador automático puede ofrecer aún más beneficios. En consecuencia, las personas que llaman pueden
- obtener una impresión de la práctica o la oficina
- dejar un mensaje en cualquier momento sin molestar a los empleados
- Obtener información importante sobre días festivos u horarios de apertura
- Obtener información sobre agencias
Esto es muy importante para proporcionar a los pacientes, clientes o consumidores la mejor y más completa información posible. Las tiendas u oficinas que no tienen contestador automático suelen ser fuente de resentimiento. Las personas que llaman no pueden comunicarse con nadie ni preguntar por el horario comercial. Llaman una y otra vez con la esperanza de encontrar finalmente a alguien con quien hablar. Esto no solo agota la paciencia, sino que también puede costar tiempo.
Por este motivo, tiene sentido activar siempre un contestador automático cuando se prevén largas ausencias. Este puede ser el caso de almuerzos más largos, cursos de capacitación, viajes de negocios, períodos de vacaciones y muchas otras circunstancias.
Esta información debe recibir un anuncio en el contestador automático
Por lo tanto, el contestador automático es muy práctico. Se pueden almacenar varias piezas de información para las personas que llaman, de modo que las personas de contacto siempre puedan acceder a los mensajes cuando sea el momento adecuado. Es importante darle una buena sensación a la persona que llama. Por lo tanto, el anuncio debe tener algunos datos y criterios útiles:
- Asegurar un ambiente tranquilo para que la persona que llama pueda escuchar el anuncio sin problemas.
- No hable demasiado rápido y demasiado alto. Hable amablemente y a un ritmo moderado.
- Escriba unas líneas de antemano para que no olvide nada durante el anuncio grabado.
- Es mejor decir el anuncio en oraciones cortas y concisas en la cinta.
- Sonríe al hablar. Esto le da a la persona que llama un ambiente agradable.
- Junto al nombre, incluya cualquier horario de atención o números de teléfono alternativos que la persona que llama pueda usar en caso de una emergencia o necesidad.
- Termine el anuncio con una despedida amistosa.
Luego escuche el anuncio de nuevo. ¿El mensaje suena bien y es fácil de entender? ¿Se incluye toda la información que necesita la persona que llama? Si todos los puntos esenciales están contenidos en el mensaje grabado, se puede guardar. Con las próximas llamadas, el contestador automático reproduce el mensaje hasta que es reemplazado por otros nuevos mensajes telefónicos interesantes cable ersetzt.
¿Por qué son importantes hoy en día los contestadores automáticos?
El contestador automático da una sensación de seguridad. La llamada no va a ninguna parte, pero le muestra a la persona que llama que se puede localizar el número. Es cierto que si suena el contestador automático o el correo de voz, la persona a la que llama no está realmente allí, pero puede responder a la solicitud a tiempo. Mientras tanto, alrededor del 75 por ciento de todas las personas que llaman no pueden recibir sus llamadas personalmente o directamente.
Las horas de trabajo, las llamadas de negocios, los descansos o las oficinas sobrecargadas hacen que las llamadas telefónicas personales a veces se queden en el camino. Aunque no se puede contactar directamente con la persona con la que desea hablar, al menos se ha asignado el número de teléfono. Así se pueden enviar mensajes, confirmar citas o dejar órdenes de trabajo. Después de todo, una reunión cara a cara no siempre es necesaria. Por lo tanto, el AB puede registrar y almacenar pequeños fragmentos de información. Luego será redirigido cuando el tiempo lo permita. Como resultado, los procesos de trabajo se ejecutan sin problemas y no causan interrupciones.
Mientras tanto, sin embargo, no solo los contestadores automáticos se consideran lo último. Cada vez son más los usuarios que utilizan un buzón donde dejar mensajes de voz. Estos son mensajes de las personas que llaman, pero se graban digitalmente y se almacenan en el teléfono celular o Smartphone ser depositado. En este contexto, la persona que llama primero intenta comunicarse con su persona de contacto a través del teléfono móvil. Si eso no funciona, el buzón informa. Ahora se puede dejar un mensaje de voz allí, así como en el AB. La parte llamada escucha el mensaje cuando el tiempo lo permite.
La función de buzón de voz puede incluso ampliarse. La persona que llama escuchará una señal de ocupado en el contestador automático si una persona que llama está bloqueando la línea porque está dejando un mensaje. Con la variante de correo de voz, la persona que llama puede recibir un anuncio si lo desea y ser informado de ausencia o cuando la línea está ocupada. En estos casos, la persona que llama recibe un recordatorio por correo electrónico o SMS cuando la línea vuelve a estar libre.
¿Cómo puede un contestador automático o un buzón facilitar la vida cotidiana?
Ya sea para particulares o teléfonos de empresas: un contestador automático ahorra tiempo y esfuerzo. Las personas que llaman pueden expresar sus inquietudes directamente y no tienen que hacer más llamadas que pueden no llegar a ninguna parte. El contestador automático es como un asistente, pero no cuesta dinero. Recibe de forma fiable mensajes de diversa índole y los pone a disposición cuando es necesario.
Los mensajes de voz van un paso más allá. Los registros, que se almacenan digitalmente, se pueden guardar y conservar para referencia futura. Esto facilita la comprensión de varios historiales de llamadas. Esto significa para una empresa, tienda u oficina trabajar de manera más efectiva y al mismo tiempo mejorar la reputación de la empresa. El cliente no tiene que aparecer directamente en el sitio, sino que incluso puede manejar negociaciones comerciales complicadas por completo a través de mensajes de voz a través de un contestador automático o correo de voz.
Como resultado, algunas empresas pueden manejar mejor grandes volúmenes de clientes y servir a todos los clientes poco a poco. Se pueden crear colas que se pueden procesar según la urgencia. Los empleados o incluso las conexiones privadas pueden tomarse su tiempo para cada llamada individual, considerar problemas y brindar respuestas. Si también surgen disputas y discusiones a gritos por teléfono, los mensajes de voz se pueden utilizar como prueba en caso de disputa.
Por lo tanto, los mensajes que llegan a un AM o buzón no son comunicaciones unidireccionales. La parte llamada esencialmente puede dividir su tiempo y responder a la información. Si es necesario, inicia una devolución de llamada o toma las medidas necesarias posteriormente. Después de todo, un retiro no siempre es decisivo. Ahora hay incluso servicios telefónicos especiales. Las secretarias virtuales se hacen cargo de la llamada y reenvían los mensajes al propietario de AB a través de SMS, mensajes de fax o correo electrónico.
La parte llamada es entonces responsable del procesamiento posterior de la llamada. Hoy en día, esto se puede implementar en unos pocos pasos. Los AB incluso se pueden monitorear de forma remota desde otras ubicaciones. Esto se hace mediante un PIN, que se asigna de antemano. Gracias a AM y al buzón, la persona llamada puede actuar con mucha más flexibilidad y adecuación.
