Desde la aparición de Internet en Alemania, el correo electrónico se considera uno de los medios de comunicación más importantes. A más tardar con el inicio de la digitalización, el envío de correo electrónico nacional e internacional experimentó un fuerte aumento. En el entorno empresarial, el correo electrónico se utiliza ahora a gran escala no sólo para la comunicación externa sino también para la interna. No es de extrañar que los buzones de correo en muchos lugares se desborden casi todos los días. Por más fácil que sea enviar un correo electrónico, es particularmente importante que un equipo vigile el componente administrativo. Este artículo muestra qué soluciones se pueden utilizar para organizar los correos electrónicos de un equipo de forma segura y sencilla.
Microsoft Exchange gestiona los correos electrónicos enviados y recibidos para el trabajo
Soluciones de Microsoft Exchange son una forma rápida y sencilla de gestionar los correos electrónicos entrantes y salientes de forma específica. Para ello se requiere una cuenta IMAP o Exchange. Si la conexión del programa de correo electrónico al servidor IMAP o Exchange está activa, los correos electrónicos recibidos y enviados del equipo se archivan automáticamente. Esto hace posible acceder al inventario de correo electrónico en cualquier momento y desde cualquier ubicación conectada al servidor. El administrador de TI es la persona de contacto adecuada para vincular los correos electrónicos al servidor.
Los correos electrónicos se enviarán a Microsoft Exchange sólo está protegido en el servidor, no localmente. Si también desea acceso local, deberá organizarlo por separado. Una opción adecuada para esto es exportar a un archivo PST con una función de restauración mediante importación. También es posible configurar el archivado automático. Esto significa que los correos electrónicos cuya retención ha excedido una fecha determinada se trasladan al lugar sin ninguna intervención manual.
Conecte Microsoft Exchange con Outlook: así es como funciona
Después de abrir Outlook, la cuenta de Microsoft Exchange se puede asignar a través de la pestaña de información en "Archivo". Luego se debe ingresar la dirección de correo electrónico relevante para la cuenta Exchange. En “Opciones avanzadas” se activa la opción de configurar la cuenta manualmente. Luego, las dos aplicaciones deben vincularse entre sí haciendo clic en el botón "Conectar" y seleccionando "Exchange" como tipo de cuenta. Finalmente se debe introducir la contraseña. Ahora se puede completar la configuración de la cuenta.
Comprar software como alternativa al buzón de equipo compartido
Por muy importante que sea, para proteger dispositivos móviles, la bandeja de entrada del correo electrónico también requiere un concepto de seguridad integral. Permitir que varios empleados utilicen una única bandeja de entrada de correo electrónico es por razones de seguridad. protección de Datos no es Buena idea.
Tiene más sentido utilizar software de compra. Está diseñado para mostrar de forma transparente en cualquier momento si un correo electrónico ya ha sido procesado, es decir, respondido o reenviado. Esto evita reacciones duplicadas y una avalancha de correos electrónicos que parecen poco profesionales. Cuando se trata de servicio al cliente, esta práctica es un hito importante para una empresa.
Utilice Google Workspace como lista de distribución de correo electrónico
Además de soluciones como
- Abrir intercambio
- zimbra o
- Kerio Connect
Google Workspace es una alternativa popular a Microsoft Exchange Server.
La versión empresarial es de pago y ofrece una lista de distribución de correo electrónico diseñada profesionalmente. La asignación de derechos a usuarios individuales es especialmente fácil de gestionar en Google Workspace. Los equipos también tienen un cómodo acceso móvil al complemento desde la aplicación Gmail.
Conclusión
Para una gestión sencilla y orientada a soluciones de los correos electrónicos de un equipo, Microsoft Exchange es una excelente opción. El administrador de TI de la empresa puede configurarlo rápidamente en unos pocos pasos.
