Ein PC oder Laptop läuft nur dann fehlerfrei, wenn Programme und Add-ons auf das Betriebssystem abgestimmt sind und einem Gesamtkonzept folgen. Ähnlich funktioniert auch ein erfolgreiches Unternehmen. Schwachstellen beim PC verursachen beispielsweise Programmabstürze, während sie aus unternehmerischer Sicht kostenintensiv und durch Einbußen der Reputation enden können. Prozessmodellierung hilft PC-Experten und Unternehmen dabei, das Maximum herauszuholen und das gesamte „System“ dauerhaft auf einen effizienten Erfolgskurs zu bringen.
Bestandsaufnahme: Die Ist-Situation gilt als Basis der Prozessmodellierung
Wo gibt es Verbesserungspotenzial und was läuft bereits erfolgreich und kann ausgebaut werden? Um eine Entscheidungsgrundlage für mögliche spätere Effizienzgestaltungen zu haben, ist die Bestandsaufnahme Basis einer jeden Prozessmodellierung.
Beim PC geht es beispielsweise darum, bereits vorhandene Software und Hardwarekomponenten zu erfassen. Im Unternehmen ist die Bestandsaufnahme häufig deutlich umfangreicher. Schließlich gibt es hier viele Abteilungen und mehrere Verantwortliche, die alle ihre eigenen Abläufe haben. Je akribischer die Bestandsaufnahme, desto besser die späteren Ergebnisse bei der Effizienzfindung.
Analyse der Ziele und damit verbundenen Notwendigkeiten
Im weiteren Schritt geht es um die Ziele und künftige Ausrichtung. Soll ein PC beispielsweise fortan für noch Office-Anwendungen genutzt werden oder dient er nur als Back-up für den neuen Computer? Eine präzise Zieldefinition mit allen dafür notwendigen erfassten Komponenten hilft bei der Prozessmodellierung.
Erfolgreiche Unternehmen agieren stets mit einer visionären Strategie. Dabei werden die eigenen Leistungen und Ziele fortwährend hinterfragt und gegebenenfalls angepasst. Um mit den erfassten Daten der Ist-Situation erfolgreich an der Prozessmodellierung zu arbeiten, sind präzise Unternehmensabsichten gefragt. Sollen Umsätze gesteigert werden und wenn ja, um wie viel Prozent? Welche Kosten entstehen dafür und (wie) können sie aus eigenen Mitteln finanziert werden? Diese und andere Fragen helfen dabei, glasklare Unternehmensziele zu definieren und später die Prozessmodellierung als Vehikel für ihr Erreichen zu nutzen.
Prozessmodellierung umgesetzt: Aus Ist-Zustand und Zielen werden effiziente Handlungsanweisungen und Abläufe
„Glück gehört zu jeder Karriere. Glück öffnet die Tür. Doch jenseits der Schwelle wartet die Aufgabe – und die lösen nur Planung, Tatkraft und Führungskönnen.“ – Hellmuth Buddenberg, verstorbener deutscher Manager und Ex-Vorstand der BP AG, wusste durch seine langjährige Tätigkeit, worauf es im erfolgreichen Unternehmertum tatsächlich ankommt.
Ohne strategische Ziele verbunden mit Tatkraft und Effizienz können Unternehmen langfristig dem Wettbewerb nicht standhalten oder ihre Branchenspitze sogar dominieren. Effizienz heißt das Gebot der Stunde, denn mit dem geringsten Mitteleinsatz sollte das größtmögliche Auskommen realisiert werden können. Behilflich dabei sind die Datenanalyse und die Prozessmodellierung. Sie geben klare Strukturen vor und helfen, Fehler beim Be-/Verarbeiten zu verhindern; klären vermeintliche Kompetenzprobleme.
Die Modellierung effizienter Prozesse reduziert gleichsam Mehrkosten. Bleiben Synergieeffekte Unternehmen beispielsweise ungenutzt, werden viele Arbeiten doppelt oder sogar dreifach ausgeführt. Spätestens bei der Ist-Analyse als Vorbereitung für die Prozessmodellierung fallen ungenutzte Potenziale auf.
Auch beim PC bietet die Prozessmodellierung enormes Sparpotenzial. Häufig werden verschiedene (kostenpflichtige) Programme installiert, die ähnliche oder sogar gleiche Aufgaben erfüllen. Zeit, um nicht nur den Geldbeutel zu entlasten, sondern auch den Arbeitsspeicher des Rechners. Zusätzlich zeigt die Umsetzung der Prozessmodellierung, wo verschwendete Effizienz lauert. So ist es häufig deutlich besser, große Datenmengen extern (u. a. in einer gesicherten Cloud-Lösung) auszulagern, als den internen Speicher des PCs damit zu belegen.
Prozessmodellierung bringt Klarheit für To-dos
Zwischen Ist-Situation und Zielerreichung liegen häufig nicht nur angepasste Prozesse, sondern noch notwendige Fachkompetenz. Wer seine Produkte im Unternehmen künftig auf dem internationalen Markt anbieten möchte, muss dafür sorgen, dass sämtliche Begriffe und Informationen englischer Sprache übersetzt werden. Bestenfalls sind auch die Ansprechpartner (beispielsweise Support oder Vertriebsmitarbeiter) in einem verhandlungssicheren Englisch geschult.
Bei der Prozessmodellierung wird deutlich, welche Weiterbildungsmöglichkeiten gefordert sind und wie sie sich effizient in den Unternehmensprozess integrieren lassen, um dennoch möglichst konsequent das große Ziel (hier den internationalen Erfolg) zu realisieren. Kommt die Prozessmodellierung beim PC zur Anwendung, geht dies meist mit einigen To-dos für die Anwender einher. Schließlich ist jedes Programm nur so gut, wie seine Nutzer.
