In Zeiten von Digitalisierung und Technologie müssen schriftlich verfasste Dienstpläne innovativen Apps und Programmen weichen. Denn die alte Vorgehensweise hat schon längst ausgedient und erschwert die Betriebsabläufe zusätzlich. Schließlich ist die Planung, Ausarbeitung und Verwaltung des Personaleinsatzes in der Regel mit einem hohen Arbeits- und Zeitaufwand verbunden. Eine fehleranfällige Zettelwirtschaft und ein zeitintensiver Austausch via Telefon oder E-Mail erhöhen die Belastung der zuständigen Mitarbeiter nur noch weiter.
Im Gegensatz dazu kann eine Dienstgestaltung per App aktiv zur Entlastung und Erleichterung des Unternehmensalltags beitragen. Im folgenden Artikel stellen wir euch die digitale Dienstplanung vor und zeigen auf, welche Vorteile mit der Technologie verbunden sind.
Die Vorteile einer Dienstplan-App
Eine Dienstplan App weist unzählige schlagkräftige Argumente auf. Während in vergangenen Tagen Mitarbeiter unzählige Stunden damit verbracht haben, Excel-Listen zu erstellen und die Masse an Informationen in die Spalten und Zeilen einzutragen, gestaltet sich der Prozess durch die digitale Applikation weitaus einfacher. So können mit der Hilfe des Programms Daten in rauen Mengen gespeichert und übersichtlich aufbereitet werden. Das hohe Fehlerpotenzial, das zuvor durch das händische Ausfüllen von Zetteln und Tabellen an der Tagesordnung stand, gehört ein für alle Mal der Vergangenheit an.
Alle Schichten und Arbeitszeiten im Überblick
Weiterhin zeichnet sich die Dienstplan App durch eine angenehme Bedienoberfläche aus, die das Lesen und Verstehen der Informationen zum Kinderspiel macht. Die Daten müssen nicht mehr umständlich aus den Spalten der Excel-Tabelle herausgesucht werden oder einer händischen Liste entnommen werden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass sich das Programm zu jeder Zeit mit einem mobilen Endgerät von überall aufrufen lässt. Dadurch können die Schichtpläne ständig überprüft und Aktualisierungen können live mitverfolgt werden.
Sich selbst in Schichten einteilen
Eine Software-Lösung trägt zudem auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Schließlich speichert das Programm Daten über einen langen Zeitraum hinweg. Dadurch ist es möglich, die Schichten gerecht zu verteilen und sicherzustellen, dass kein Mitarbeiter bevorzugt oder benachteiligt wird. Für Führungskräfte birgt dies auch den Vorteil, dass Ereignisse in der Zukunft berücksichtigt werden können. So lässt sich auf Urlaubsplanung oder beispielsweise Fortbildungen frühzeitig reagieren.
Darüber hinaus können die Angestellten aktiv in den Planungsprozess miteingebunden werden. Es besteht die Option, sich auf bestimmte Schichten zu bewerben, Abwesenheiten und wichtige Termine zu vermerken. Mit wenigen Klicks mit der Maus sind die persönlichen Wünsche eingetragen. Der Personaler kann dann überlegen, inwiefern die Bitten und Bewerbungen der Mitarbeiter bedacht werden.
Den Dienstplan easy online erstellen
Die Dienstplanung mit Zettel und Papier war ein langwieriger und schwerer Prozess. Mithilfe der Dienstplangestaltung per App lässt sich diese Aufgabe allerdings in wenigen Minuten vollbringen.
Bereiche definieren
Zunächst müssen die individuellen Anforderungen des Unternehmens definiert werden. Dafür gibt es die Möglichkeit, den Schichtplan in verschiedene Arbeitsbereiche einzuteilen. Die Mitarbeiter werden dann abhängig von ihrer Position und Aufgabe zugeordnet.
Schichten und Bedarfe anlegen
Der nächste Schritt dreht sich um die Schichten und Bedarfe. Pro Arbeitsbereich kann somit geregelt werden, wie viel Personal notwendig ist. Durch das Schichtsystem sind zu jeder Tages- und Nachtzeit ausreichend Angestellte vorhanden. Die App unterstützt die Personaler zudem dabei, eine gerechte und faire Aufteilung der Arbeits- und Schichtpläne zu erstellen.
Den Plan mit Mitarbeitern füllen
Ist die Vorarbeit geleistet, werden die Angestellten in die einzelnen Schichten eingetragen. In diesem Zuge werden die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter berücksichtigt, die auf verschiedene Art und Weise abgefragt werden kann. Beispielsweise sind die Urlaubszeiten zusätzlich vermerkt.
Dienstplan veröffentlichen
Zu guter Letzt geht es an die Veröffentlichung des Dienstplanes. Das Dokument kann den Mitarbeitern im System zur Verfügung gestellt werden. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass der Plan jederzeit aufrufbar ist. Eine andere Möglichkeit ist, den Plan herunterzuladen und auszudrucken. Somit hat jeder Angestellte seinen ganz persönlichen Dienstplan zur Hand. Personalplanung war nie einfacher!
